Tipo y serie documental, y Unidad documental simple y compuesta

Publicado porVeraLopezPublicado en ArchivísticaEtiquetas:,

Para hablar de Tipo documental hay que diferenciar primero entre caracteres externos e internos de los documentos.

  • Externos: hablamos de caracteres externos cuando nos referimos como es el documento físicamente: clase y tipo documental, formato, etc.
  • Internos: Que se refieren a las partes de las que consta un documento: productor o entidad, fecha, etc.

Cuando hablamos de tipo documental nos referimos a qué clase de documento es, es decir la forma, a las taxonomías de los documentos. Es posible que haya infinidad de tipos documentales puesto que con ellos nos referimos a de lo que trata el documento: informes, facturas, correspondencia, etc. y por tanto a cuál es su finalidad o actividad. Son similares en cuanto sus caracteres internos.

La serie documental: se refiere a un conjunto de documentos que tienen un mismo origen, es decir, que responden a una misma función administrativa, tienen el mismo uso administrativo o están sujetos al mismo trámite. Además estos documentos, tienen características similares en lo que se refiere a su contenido. A veces también tienen similitudes en su aspecto externo.

Además encontramos la Subserie que es el conjunto de documentos agrupados dentro de una serie por cualquier razón derivada de su creación, recepción o utilización.

Unidad documental

Unidad Documental compuesta (expediente): es una unidad organizada de documentos (varias unidades simples) que han sido reunidos por cualquiera de estas razones:

  • Por el productor, para su uso corriente
  • Durante el proceso de organización archivística (porque se refiere al mismo tema, actividad o asunto

Unidad Documental simple (documento): se refiere a la unidad documental archivística más pequeña que existe, esta unidad no puede ser dividida en más parte de lo que ya es, son por ejemplo una fotografía, un informe, etc. No todas las unidades documentales simples tienen que estar dentro de un expediente, pero todos los expedientes están formados por unidades documentales simples.

Fuentes:

  • Barbadillo Alonso, Javier [2011]: Las normas de descripción archivística: qué son y cómo se aplican. Gijón. Trea.
  • Cruz Mundet, J. R. [2011]: Diccionario de Archivística. Madrid. Alianza
  • Duque Fuenteleja, Belen. Conceptos básicos de Archivística. UNED y Fundación Carlos Amberes.
  • Heredia Heredia, Antonia [1995}: Archivística general: teoría y práctica. Sevilla. Diputación provincial.

36 comentarios sobre “Tipo y serie documental, y Unidad documental simple y compuesta”

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    1. Buenos días Clara,
      No sé exactamente a que se refiere tu consulta. Si solo quieres saber un ejemplo, pueden ser: tramites para licencias, expedientes académicos, algún timpo de solicitud….
      Es decir, un documento simple, por ejemplo sería la petición de acceso universitario….y un documento compuesto (expediente) se compone de la petición de acceso, una fotocopia del dni, fotocopia del título por el que accedes, etc (conjunto de documentos simples).

      No sé si con esto se resuelve tu duda, es otra cosa la que necesitas. Escribenos para cualquier otra duda.

      Un saludos

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      1. Buenas tardes Rosana, siento la tardanza en contestar, y aunque espero que esta duda ya este resuelta, por si acaso dejame comentarte que Subserie se define de forma sencilla como «conjunto de documentos agrupados dentro de una serie por cualquier razón derivada de su creación, recepción o utilización».
        Algunos autores lo definene como «un conjunto de unidades documentales, que forman parte de una serie (de ahi que sea subserie) y se jerarquizan e identifican, en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto».
        Ejemplo una series llamada «Informes» puede contener dentro suya, varias subseries como «informes de obras» «informes de peritos» e «informes de derribo»

        Un saludo

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      2. son el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie – identificadas en forma separada de esta por su contenido y características especificas o por uno o varios tipos documentales diferentes producidos en acciones administrativas semejantes.

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    1. Digamos que los términos Serie y Tipo Documental, pueden dar a error para entender su concepto; pues pueden parecer lo mismo.

      La Serie Documental se refiere a documentos que tienen la misma procedencia ya sea porque poseen un formato similar, pertenecen a una función particular, son el resultado de una misma actividad, etc. O por decirlo de alguna formas más sencilla… un archivo se puede dividir en series…”serie General”, “Serie Romana”… en cada una de ellas irá documentos relativos a los mismo….cosas de los romanos iría a la “Seria Romana” por poner un ejemplo. Otro ejemplo en el caso de un biblioteca, esta se divide por las denominadas “Materias” y cada una corresponde a una cosa “Religión”, “Historia”… etc y en cada una de ella van libros relativos a esa mteria (o en nuestro caso serie)

      Ahora bien, el Tipo documental se puede entender como parte de ello o simplemente atendiendo a la pregunta ¿Qué clase de documentos es? Es un informe, una memoria, una factura….esto sería el tipo documental, y como tal puede estar dentro de una serie.
      Dentro de la “Seria Romana” puede haber diferentes tipos documentales…puede haber memorias, puede haber cartas…etc. Hablamos de las taxonomías y de la forma de los documentos.

      En resumen, la Serie Documental seria la parte donde agrupamos documentos que tiene algo en común (porque hablan de lo mismo, o proceden del mismo sitio….) y el Tipo Documental es qué tipo de documento es (un libro, una carta, una factura…)

      Espero haberte ayudado, y si necesitas más aclaración no dudes en escribirnos.

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      1. serie es grupo de documentos de características homogéneas como contratos, historias laborales y el tipo documental es cada documento que lo compone como el acta posesión, acta de inicio, acta final.

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    2. la serie es la agrupación del mismo asunto ejemplo contrato, historia laboral, proceso judicial y el tipo documental es cada documento que lo contiene ejemplo el contrato tiene un acta de inicio, el contrato en si, el informe de interventor, el acta final . cada uno de estos documentos son diferentes tipos documentales.

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  6. Hola Vera, que buen artículo.

    Lo cierto es que las series documentales son una agrupación documental que requiere de nosotros como archivistas un compromiso en su análisis para poder denominarlas de la mejor manera para la entidad a la que pertenece.

    Quisiera compartir un artículo que escribí hace poco sobre este tema en mi blog:
    7 recomendaciones que deberías tener presente cuando denomines series documentales en los Archivos de Gestión. Este es el link: http://www.nosonpapeles.com/errores-denominar-series-documentales/

    Gracias por este interesante sitio web.

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    1. Estimada Alicia,
      Perdona la tardanza en responder, por si aún tiene la duda:
      «Se ordenan por un sistema numérico – cronológico , al revisar la unidad de conservación el primer documento debe registrar la fecha más antigua y el último la fecha más reciente»
      Un saludo

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    1. Buenas tardes Carmen,
      Primero de todo perdona la tardanza en contestar tu comentario.
      – Disposición final de documento, se refiere a la decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conversación total, eliminación, selección y/o reproducción.
      – En cuento a «tipo de documentos» no se si te refieres a tipologia documental como tal pero com dice el artículo existen infinidad de tipos documentales, actas, libros, un contrato, etc
      Si necesitas cualquier aclaración no dudes en escribirnos,
      Un saludo

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  11. Buenos días, tengo algunas dudas sobre esto y por ejemplo,
    en mi caso archivo documentos con una serie llamado EGRESOS, sus subseries son los egresos generales y comprobantes de egresos, cada subserie ouede tener hasta 6 folios o 4, Mi pregunta es, segun el ejemplo que acabo de dar, deberia ir en las unidades documentales simples o compuestas?.
    Estare agradecido por su respuesta.

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    1. Buenas tardes, gracias por escribirnos y disculpa la tardanza en la respuesta,
      No tenemos todos los datos necesarios para evaluarlo. Si sus 6 o 4 folios engloban una única cosa por ejemplo son un «contrato» (que suelen ser más de un folio) sería una unidad Simple, puesto que no se pueden subdividir. Si por el contrario esos 6 o 4 folios cada uno corresponde a una cosa sola por separado, cada uno de ellos por separados sería una undiad simple, y en conjunto compuesta.
      Un saludo

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  12. Buenas tardes.. UNIDAD DOCUMENTAL COMPUESTA: por ejemplo un expediente de un proceso civil, que contiene la demanda, el auto admisorio, la contestación, las prácticas de pruebas, la sentencia, el recurso interpuesto y su decisión.

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