Gestión de Documentación Jurídica. Implementar un Sistema de Gestión Documental. Elección del software.

Una vez que hemos dado los pasos previos (1ª, 2ª y 3ª parte) podemos pasar a seleccionar e implementar el software propiamente dicho. Pero antes de seleccionar un software de gestión, debemos seguir una serie de pasos antes de tomar una decisión final.

PASOS EN LA BÚSQUEDA

1. Localizar gestores documentales: Como ya mencionamos en la 3ª parte, existen en el mercado gran número de software de gestión. De todos los que existen debemos seleccionar aquellos que a priori pueden darnos solución a nuestros problemas, esto podemos hacerlo con la información que nos aportan sus páginas webs, que suelen ser bastante completas.
2. Contactar con los distribuidores: Una vez que tenemos una selección previa tendremos que ponernos en contacto con los distribuidores para explicarles nuestra problemática y ver qué pueden aportarnos con su software de gestión.
3. Reuniones para visualizar los productos: Los distribuidores te pueden proponer varias opciones; o ir a tu oficina para enseñarte el producto y definir mejor la problemática y la solución o hacer como primer acercamiento una demo del producto a través de una conexión en remoto y una charla telefónica.
4. Recepción de propuestas: Una vez que has visto los productos, además de solicitar las propuestas económicas ya se pueden ir descartando alguna de las soluciones. Como todos los distribuidores te harán una demostración de su producto, seguramente haya alguna de ellas que ya podamos descartar o incluso ya habremos echado el ojo a aquella que puede ser la definitiva.
5. Selección de un gestor: Cuando hemos visto todas las soluciones y tenemos las propuestas en nuestra mano, probablemente nuestro número de gestores seleccionados se haya reducido considerablemente y puede ser que ya tengamos claro qué solución es la perfecta para nuestro despacho y podamos  presentar la propuesta.

Como estos pasos y la selección no se pueden alargar en el tiempo eternamente, posiblemente el despacho te proponga una fecha límite para presentar la decisión final. Por esto, es importante imponernos un calendario de actuación donde tengamos reflejados los pasos que vamos tomando, las fechas en las que nos movemos y la situación en la que nos encontramos. Por ejemplo:

Tenemos que tener en cuenta que antes de tomar la decisión final debemos presentar la propuesta a los socios del despacho y ellos seran los que den o no el visto bueno antes de contratar el software. Por este motivo, recomiendo tener informados a los socios en todo momento sobre qué estamos haciendo y en qué momento nos encontramos, además de presentar un informe final de nuestra selección bien razonada.

En este informe suele ser interesante incluir:

• Una pequeña descripción de los gestores elegidos.
• Un cuadro comparativo de precios.
• Cuál es el gestor elegido finalmente y las razones para ello. Explicar que aporta diferente al resto de gestores.
• Formas que nos aporta el gestor para alimentar y recuperar la información. Si se puede amoldar fácilmente o no a la forma de trabajar del despacho. Cuál es el grado de complejidad a la hora de realizar búsquedas.
• Si incluyen tesauro o listado de materias que se pueda utilizar para ayudar a clasificar los documentos, y si no lo incluyen, ver si es recomendable crearlo.