Soportes Documentales

Los soportes documentales, son importantes porque en ellos es donde se conserva toda la información, y cada soporte distinto necesita unos cuidados para su conservación.

Los soportes han ido evolucionado desde la antigüedad hasta las nuevas tecnologías. Estos soportes los podemos dividir en dos grupos en función de su transmisión a los usuarios:

• Soportes de transmisión directa: que son el papiro, el pergamino y el papel.
• Soportes de transmisión no directa: estos exigen una transmisión a través de una máquina intermediaria. Que son los documentos audiovisuales y los soportes informáticos.

El papiro: soporte de la antigüedad, fabricado a partir de una planta acuática muy común en el Nilo (Cyperus papyrus). Tuvo su decadencia a la vez que el imperio egipcio, y pronto fue poco a poco sustituido por el pergamino.

El pergamino: fabricado a partir de la piel de animales (reses). Su ventaja principal frente al papiro es que podía escribir en el por ambas caras, además, era más duradero y más fácil de conseguir.

El papel: está elaborado con pasta de fibra vegetales, lo fabricaron por primera vez los chinos. Actualmente existen muchos tipos de papel: papel de arroz, papel de cristal, papel cebolla, etc.

Los soportes audiovisuales: son los que reproducen el documento y su información por imágenes o sonido. Encontramos la fotografía (documento no textual) y las microformas (imágenes fotográficas remitidas de documentos que utilizan un lector para ser leídas ej. microfichas). Otros son soportes son las películas, cintas, vídeos…

Los soportes informáticos: registran la información por medio de símbolos legibles a máquina. Ej. la cinta magnética y los discos ópticos.

 Respecto a los nuevos soportes, plantean una serie de ventajas e inconvenientes. Sus ventajas son:

• Capacidad de almacenamiento
• Facilidad de acceso a la información almacenada
• Inmediatez de reproducción
• Gran facilidad para su difusión.

Por otro lado los inconvenientes que se plantean son:

• Facilidad para su destrucción.
• El coste del mantenimiento y de los equipamientos.

 Estos nuevos soportes informáticos están creando, en la actualidad, que existan archivos en los que no hay nada en soporte papel; y mejoran el problema existente de almacenaje que tenían ciertas instituciones.

Pero su gran facilidad para ser destruidos plantea un gran inconveniente debido a que al estar en formato electrónico, muchos documentos ya no se archivan en papel, y la destrucción del soporte electrónico ya sea por un descuido o un accidente, ocasionaría la perdida de mucha documentación importante.

Sin embargo, el que actualmente, muchas empresas hayan decidido digitalizar sus archivos, siendo las más importante las que guardan en sus entrañas documentos relevantes de la historia. Hace que para un usuario o simplemente los trabajadores de la propia institución puedan recuperar más fácilmente estos documentos. También con ello se evita que al producirse por causas ajenas una perdida total o parcial del documento, no perdamos dicho documento original si se produjo su digitalización de ante mano (conservariamos una reproducción).