Los niveles de descripción en relación con las agrupaciones documentales

Los niveles de descripción  son la situación de la unidad de descripción en la jerarquía del fondo al que pertenece.

Las unidades de descripción son:

  • Fondo: se trata del conjunto de documentos con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor. Es por ello que el fondo es toda la documentación producida o recibida por una institución o persona física o jurídica. Su noción está unida al concepto de procedencia y tiene su razón de ser por la necesidad de mantener diferenciados los archivos de distintas administraciones. Un fondo puede identificase con un archivo aunque sin embargo lo más normal es que dentro de un archivo existan varios fondos.
  • Subfondo: es el conjunto de documentos dentro de un fondo producido por una unidad administrativa subordinada que posee cierto grado de autonomía.
  • Serie: conjunto de documentos que tienen el mismo origen orgánico, responden a la misma función administrativa, están sujetos al mismo trámite o uso administrativo, y tienen características similares en cuanto al contenido y a menudo en cuanto al aspecto externo. Las series entonces responden a una misma actividad o tipología documental. Las series pueden ser de tres tipos:
  1. S. tipológicas: que son las que tienen una misma tipología documental, generalmente determinada por la propia norma administrativa; que establece la clase, el formato, el autor, el trámite, la data y el contenido.
  2. S. de actividad: responden a una misma actividad y están formadas por varias series tipológicas.
  3. S. facticias: pueden existir en un archivo por motivos de instalación o conservación y por el tipo de materia o soporte.
  • Expediente: conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como la diligencia encaminada a ejecutarla.
  • Unidad documental: dentro de ellas encontramos:
    • UD compuesta: así se llama al expediente y se define como la unidad organizada de documentos reunidos bien por el producto para su uso corriente o bien durante el proceso de organización archivística porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es además la unidad básica de la serie.
    • UD simple: serían los documentos. Es la unidad documental archivística más pequeña, intelectualmente indivisible. Ej. una carta. No todas las unidades documentales simples tienen que estar dentro de un expediente pero los expedientes siempre están formados por unidades documentales simples.

 

Fuentes:

  • Cruz Mundet, José Ramón [2011]: Diccionario de Archivística. Alianza.
  • García Ruipérez, Mariano [2009]: Los archivos municipales: qué son y cómo se tratan. Gijón. Trea
  • Heredia Heredia, Antonia [1995}: Archivística general: teoría y práctica. Sevilla. Diputación provincial
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