Expurgar proviene del término latino expurgare, podemos definirlo, según la Real Academia de la Lengua Española como: “Limpiar o purificar algo, entresacando lo inútil, sobrante o inconveniente. Dicho de la autoridad competente: Mandar tachar algunas palabras, cláusulas o pasajes de determinados libros o impresos, sin prohibir la lectura de estos”.
Por tanto podremos decir que es el proceso que permite seleccionar y eliminar, aquellos documentos de archivo que habiendo perdido sus otros valores no tienen, si se prevé que tenga, valor histórico.
El plazo de conservación de los documentos viene fijado por el análisis de las series documentales con las que cuente la empresa. En este caso vamos a definir los plazos generales dentro de la legislación Española de la documentación laboral, fiscal, mercantil, contable, prevención blanqueo de capitales y LOPD así como las leyes y los artículos a los que hacen referencia.
| DATOS | LEGISLACIÓN APLICABLE | PLAZO | COMENTARIOS |
| Clientes/
Proveedores |
Artículo 943 del Código de Comercio.
Artículo 1964 del Código Civil. |
5 años | Plazo de prescripción de acciones civiles. |
| Artículo 30.1 del Código de Comercio | 6 años | Libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes al negocio. | |
| Artículo 1966.3 del Código Civil | 5 años | Plazo de prescripción para exigir cumplimiento de pagos que deban hacerse por años o plazos más breves. | |
| Artículo 19 del Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de Condiciones de Facturación | 4 años | Facturas, recibos y documentos sustitutivos. | |
| Trabajadores | Artículo 1964 del Código Civil | 5 años | Plazo de prescripción de acciones civiles. |
| Artículo 4.1 del Real Decreto 5/2000, de 4 de agosto. Texto refundido Ley sobre infracciones y sanciones en el Orden Social. | 1-5 años | Plazo de prescripción de infracciones laborales en materia de prevención de riesgos laborales. | |
| Artículo 4.1 del Real Decreto 5/2000, de 4 de agosto. Texto refundido Ley sobre infracciones y sanciones en el Orden Social. | 4 años | Plazo de prescripción de infracciones laborales en materia de seguridad social. | |
| Artículo 21 del Real Decreto Legislativo 1/1994, de 20 de junio, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley General de la Seguridad Social. | 4 años | Plazo de prescripción de derechos y acciones en materia de seguridad social. | |
| Artículo 66 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre. General Tributaria. | 4 años | Plazo de prescripción de la deuda tributaria. | |
| Artículo 4.1 del Real Decreto 5/2000, de 4 de agosto. Texto refundido Ley sobre infracciones y sanciones en el Orden Social | 3 años | Plazo de prescripción de las infracciones laborales. | |
| Artículo 6 de la Instrucción 1/2006 de la Agencia Española de Protección de Datos. | 1 mes | Imágenes captadas con fines de vigilancia a través de sistemas de cámaras y video cámaras. |
EL DOCUMENTALISTA AUDIOVISUAL 
Hola buen dia gusto en conocerte, quisiera saber esta legislación de que pais, es, no veo claramente la ubicacion tuya y tu alcance del blog.
me intereso mucho tu blog y esta información me parece muy interesante, muchas gracias,
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Hola, muchas gracias por tus palabras. En este caso la legislación se refiere a España pero nuestros artículos no suelen limitarse a nuestra ubicación, por lo que te animamos a seguir leyéndonos. Un saludo
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Muy importante conocer los plazos de prescripción. Hay que mantener los documentos el tiempo que estipula la ley y luego eliminarlos cuando llega el momento. En caso contrario podemos caer en el incumplimiento de las normativas en materia de protección de datos.
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Totalmente de acuerdo. Muchas gracias por tu comentario.
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