Normas Internacionales de Descripción del Consejo Internacional de Archivos (Parte 1)

Los primeros indicios del proceso de normalización internacional de la descripción de los documentos de archivo son de los años ochenta, concretamente, en el encuentro de expertos celebrado en 1988 en Otawa por los Archivos Nacionales de Canadá  y el Consejo Internacional de Archivos versados en materia.  En esta reunión se expuso la necesidad de asentar las bases de una norma internacional descriptiva vinculada con el mundo archivístico, solicitando a la CIA que creara un grupo de trabajo que se encargara de alcanzar este objetivo. Un año más tarde, en París, con la intervención de la UNESCO, se establecieron las bases administrativas de este proyecto, confiando a Hugo Stibbe el borrador de una declaración de principios.

Unos años más tarde en Breslau (Polonia), se reúne la Comisión Ad Hoc de Normas de Descripción del CIA en 1990 y, posteriormente, en Madrid se aprobó la declaración y el borrador de la primera edición de la norma de descripción, presentándose ambos textos el mismo 1992 en el XII Congreso Internacional de Archivos celebrado en Montreal. Fue aquí donde las premisas adoptadas por la Comisión fueron discutidas, principalmente, por los australianos que se oponían al concepto de fondo y de cómo había sido redactada la normativa relacionada con la aplicación de los documentos, en su organización y transferencia a los centros históricos de archivo.

En este ambiente surge la figura del archivero australiano Chris Hurley, como promotor del sistema de series y de una concepción amplia de la archivística, así como del papel que debe cumplir una norma de carácter internacional.  Pese a sus firmes propósitos, la Comisión de Estocolmo celebrada en 1993 decidió abandonar la Declaración de principios muy a pesar de Hurley.

El Consejo Internacional de Archivos ha publicado varias normas, concretamente son cuatro:

• ISAD(G)
• ISAAR(CPF)
• ISDF
• ISDIAH

ISAD(G): Norma Internacional de descripción Archivística (General)

Se trata de una guía general para la elaboración de descripciones archivísticas generales. Su finalidad es identificar y explicar el contexto y el contenido de los documentos con el fin de hacer estos mismos accesibles.

El conjunto de esta regla forma parte de un proceso dirigido a:

• Garantizar descripciones coherentes, explicitas…
• Facilitar la recuperación y el intercambio de información
• Compartir datos de autoridad
• Creación de un sistema unificado de información

Los elementos de información que agrupa la norma contienen cada uno:

• El nombre del elemento de descripción
• Una definición del objetivo
• Definición de las reglas aplicables en cada caso
• Y ejemplos que ilustren la aplicación de las reglas

La regla está estructurada en siete áreas de descripción:

• Área de identificación: Información esencial para identificar la unidad de descripción.
• Área de Contexto: información relativa al origen y custodia de la unidad de descripción.
• Área de contenido y estructura: información relativa al objeto y organización.
• Área de acceso y utilización: relativa a la accesibilidad.
• Área de documentación asociada: informa de documentos que tienen una relación significativa con la unidad de descripción.
• Área de notas: se trata de la información especial y alguna otra que se cree necesaria y no haya podido ser incluida en ninguna de las demás áreas.
• Área de control de la descripción: información del cómo, cuándo y quién ha elaborado la descripción.

Consta de 26 elementos, pero los elementos esenciales son los siguientes:

• Código de referencia
• Título
• Productor
• Fechas
• Extensión de la unidad de descripción
• Nivel de descripción

El punto de acceso se basa en los elementos de descripción. Esto se hace mediante el control de los encabezamientos y por su importancia se ha creado la norma ISAAR(CPF).