Digitalización en la Gestión del Despacho

Durante años los despachos de abogados van acumulando miles de expedientes físicos que recogen todo el trabajo derivado de una larga vida profesional. El archivo histórico en papel cada vez hace más impracticable llevar a cabo los numerosos cambios tecnológicos que se han ido sucediendo en los últimos años. La búsqueda de un expediente termina resumida en dos cuestiones: “lo encuentro no lo encuentro”.

Esto debería ser motivo suficiente para entender la importancia de la digitalización de los expedientes, pero por raro que parezca, en el mundo jurídico sigue siendo complicado que se entienda el término y aplicarlo para la mejora de los procesos de gestión del despacho.

Aún así, ya hay muchos despachos que han comprendido que la digitalización puede ayudarnos a resolver algunos problemas que a la larga provoca tener un gran archivo físico, como son:

1. PROBLEMAS DE ESPACIO: El papel termina inundando no solo el espacio que se tenía en un principio reservado para el archivo, si no que inunda despachos, pasillos y demás, ocupando un espacio que puede ser dedicado a tareas mas productivas. Al digitalizar la documentación este espacio físico se ve reducido considerablemente, permitiendo así la utilización del espacio de mejor modo.

1. PROBLEMAS DE ACCESO A LA INFORMACIÓN: El archivo contiene todos aquellos expedientes y experiencias que el profesional ha ido teniendo a lo largo de su vida profesional y termina por no poderse utilizar porque el archivo termina estando desorganizado e incluso la acumulación de cajas en muchos de ellos dificultan el acceso a los mismos. Al tener todo digitalizado es más rápido y fácil recuperar los expedientes con una sencilla búsqueda en nuestro ordenador.

1. PROBLEMAS DE SEGURIDAD: Al tener todo nuestro archivo en papel se ve expuesto a una serie de situaciones que ponen en peligro su integridad, como puede ser un incendio o una inundación. Un tema bastante serio ya que en muchos de lo casos no es posible recuperar nada de aquello que teníamos guardado. Hoy en día existen empresas especializadas en la custodia de documentación. Al hacerse cargo de la custodia de nuestra documentación no solo liberamos espacio, si no que mantenemos estos documentos lejos de catástrofes como las anteriores mencionadas.

Los beneficios de trabajar en un despacho sin papeles, no son diferentes a los de cualquier otra empresa. Entre ellos caben destacar 7 factores como remarcan el elderecho.com:

1. Reducimos espacio.

2.  Agilizamos el acceso a la información.

3.  Agilizamos la gestión.

4.  Mayor colaboración por ser mas fácil circular la información de interés.

5.  Siempre se encuentra disponible

6.  Ahorramos gastos.

7.  Mayor control del negocio.

Fuentes: 

• Informativojuridico.com. (2016). Archivo histórico del Despacho de Abogados: solución digital sencilla y definitiva. Una propuesta de ahorro para los despachos de abogados.La acumulación de multitud de expedientes en los archivos puede llegar a su fin, sustituyendo el archivo fí…. [online] Available at: http://informativojuridico.com/archivo-histórico-del-despacho-de-abogados-solución-digital-sencilla-y-definitiva-una-propuesta-de [Accessed 19 Nov. 2016].

• Marketingnize. (2016). Digitalización: Personas e IA en la gestión de los despachos – Marketingnize. [online] Available at: http://marketingnize.com/digitalizacion-ia-abogados/ [Accessed 19 Nov. 2016].

• Tecnologia.elderecho.com. (2016). El Despacho de abogados sin papeles. [online] Available at: http://tecnologia.elderecho.com/tecnologia/marketing_de_despachos/digitalizar-despacho-abogados_11_837805002.html [Accessed 19 Nov. 2016].

• Legaltoday.com. (2016). El escner se convierte en el aliado del abogado, hacia un bufete sin papeles. [online] Available at: http://www.legaltoday.com/gestion-del-despacho/nuevas-tecnologias/articulos/el-escaner-se-convierte-en-el-aliado-del-abogado-hacia-un-bufete-sin-papeles [Accessed 19 Nov. 2016].