¿Qué es un Document Controller?

De una forma resumida podemos decir que esta figura se encarga de organizar documentos, datos e información.

Dicho así parece un trabajo muy simple pero va más allá de organizar simplemente documentos.

Algunas tareas típicas de un document controller

• Un document controller se encarga de organizar y revisar todos los documentos de la empresa ya sean documentos internos, información financiera, planos, etc… aunque se encarga tanto de documentos físicos como electrónicos, esta posición esta tendiendo a hacerse cargo casi en exclusiva de los documentos digitales por lo que es imprescindible que tenga conocimientos de ofimática y gestores documentales.

• También es responsable que toda la información dentro de la empresa este actualizada. Esto quiere decir, si se ha lanzado alguna revisión nueva o un nuevo documento, el document controller debe asegurarse de que estos documentos sean accesibles a toda la compañía a través de los recursos compartidos (gestor documental e intranet)

• El document controller se encarga de controlar que los flujos de información tanto internos como externos funcionen y trabaja como enlace para que no se pierda información en el camino: Por ejemplo, es la persona encargada de enviar la información requerida por otras empresas pero no solamente debe enviarla sino que debe asegurarse de que cumplan los estándares internos.

• Al trabajar como enlace entre empresas es importante que tenga habilidades en comunicación y escriba y hable al menos inglés de forma fluida.

Por qué un documentalista y no un ingeniero

El conocimiento de los flujos de información y la organización de un documentalista son los que ayudan a que las normas de calidad se cumplan. Esta claro que el documentalista no tiene los conocimientos técnicos de un ingeniero pero sabe diferenciar los tipos de documentos con los que trabaja y es fácil aprender de forma general como funciona la empresa y de que se encarga cada departamento.