El primer paso para la conservación de los bienes culturales consiste en el conocimiento o estadística de los objetos que componen el patrimonio cultural; la conservación de dichos bienes comienza por su registro e identificación, tareas que se realizan por medio de los inventarios y catálogos, instrumentos tradicionales para la protección del patrimonio histórico.
No es posible concebir ninguna acción de conservación del patrimonio cultural si no es partiendo del conocimiento previo de la realidad de bienes que integran este patrimonio.
El registro de un bien cultural en un inventario o su inclusión en un catálogo supone su reconocimiento como objeto que exige tutela y protección.
Si bien los términos “catalogo” e “inventario” son utilizados frecuentemente como sinónimos, incluso por la propia legislación, en un sentido estricto debemos considerar que son dos instrumentos de tutela que implican dos niveles distintos en la identificación, registro y conocimiento del objeto.
Los inventarios, son instrumentos de carácter más sumario que se centran en la identificación, descripción y ubicación del objeto, como forma básica de conocimiento del mismo y con independencia de su significación artística o científica. Los catálogos suman a estos requisitos una valoración histórico artística o científica.
Los catálogos e inventarios tienen un ámbito de aplicación muy importante en centros de documentación como bibliotecas, archivos y museos, donde cumplen la labor imprescindible de documentación de las obras y objetos custodiados en estos centros.
Los sistemas empleados por cada centro, a pesar de los intentos por uniformar y regularizar estas funciones, son en muchas ocasiones diferentes, pero cabe establecer unas bases comunes en cuanto los sistemas de documentación cumplen unos mismos objetivos. En general, el proceso de documentación incluye el registro, el inventario y el catálogo.
El “registro” es el primer acto de identificación del objeto, que le asigna un número en el libro de registro, que constituye la base del inventario y de los catálogos, como medio básico de control de entrada y de salida de los objetos del centro donde están custodiados; el registro de entrada suele establecer las dos formas principales de presencia del objeto en el centro, bien en régimen de propiedad, como adquisición o compra, donación o hallazgo , bien en régimen de custodia, como depósito temporal o indefinido o como préstamo; también detalla la fecha de ingreso del objeto, su autor y la procedencia, una breve descripción verbal y dimensional.
El “inventario” es, como apuntamos más arriba, un elenco completo y de carácter sumario de los objetos custodiados, para permitir su identificación y conocer los fondos que integran las colecciones y sirve, por tanto, como instrumento fundamental para la gestión del objeto; los inventarios suelen incluir los datos contenidos en el registro y añaden datos complementarios como una descripción más amplia del objeto, aludiendo a su conformación material, a la técnica empleada en su fabricación, sus dimensiones, peso, así como su estado de conservación, número de expediente y referencia a su inclusión en los catálogos respectivos. Tanto el registro como el inventario se encuentran realizados en soportes tales como libros, fichas, manuales o, actualmente, cada vez con más frecuencia, sobre soportes informáticos que facilitan una mayor flexibilidad y rapidez de manejo de los mismos.
Los “catálogos” existentes en archivos, bibliotecas y museos nos trasladan desde las funciones de documentación y banco de datos que deben cumplir estos centros a otra de sus competencias fundamentales, como es la investigación, estrechamente relacionada con la anterior. Los catálogos son instrumentos de documentación que proporcionan una información especializada del objeto fundada en una labor de investigación.
Existen distintos tipos de catálogos; entre los más usuales se cuentan los siguientes:
- Catálogo topográfico: se centra en detallar la ubicación de los objetos en el centro, con datos y comentarios precisos sobre las condiciones ambientales y su incidencia en la conservación del objeto.
- Catálogo sistemático: sistema de catalogación cuya finalidad es dar a conocer los objetos mediante la clasificación de los mismos según un orden científico en relación con las culturas y civilizaciones, la iconografía, los estilos y los movimientos artísticos, cuando se trata de objetos artísticos, cuando se trata de objetos artísticos o bien en función de sus técnicas de elaboración o de cualquier otro criterio científico de clasificación.
- Catálogo monográfico: catálogo que realiza un expediente exhaustivo de cada objeto que incluye todos los documentos referidos al mismo, así como los resultados de los análisis científicos realizados sobre el objeto, con el fin de proporcionar los materiales documentales necesarios para elaborar el estudio monográfico de cada objeto en particular.
- Catálogo razonado o crítico: es el catálogo que suma a las tareas de clasificación y descripción científica del objeto una valoración e interpretación objetiva del mismo, por lo que la calidad y exhaustividad mayor o menos del catálogo razonado se asienta en muchas ocasiones sobre la precisión de las observaciones contenidas en los otros tipos calcográficos mencionados, para poder llegar a una profunda valoración crítica de los aspectos histórico-estéticos, sociológicos o lingüísticos del objeto y un análisis completo de su autor, autores o escuela, cuando estos se conozcan o se puedan deducir del estudio de los datos documentales o del análisis crítico del objeto.
Pero además de estos libros de registro, inventarios o catálogos contenidos en archivos, bibliotecas o museos, la Administración pública para la conservación de bienes culturales se encarga también de compilar inventarios y catálogos de tipo general que tratan de establecer una estadística de los objetos que componen el Patrimonio Histórico Español. Esta responsabilidad pública de articular instrumentos de conocimiento del patrimonio cultural nacional cuenta con una dilatada historia que comienza a principios del siglo XIX y que llega hasta nuestros días.
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