Gestión de Documentación Jurídica. Pasos previos a la implantación de un Sistema de Gestión Documental. (1ª parte)

Cuando nos enfrentamos a la tarea de implantar un sistema de gestión documental en un despacho jurídico, y no sabemos por dónde empezar porque el papel y la falta de espacio se han convertido en un grave problema, tenemos que pararnos y hacer un serio diagnóstico del estado actual de la documentación del despacho.

Antes de empezar con este diagnóstico, debemos tener claro que, la gestión documental es el conjunto de tareas destinadas a clasificar, ordenar, gestionar y posteriormente difundir y recuperar información con rapidez y eficacia. Una vez que tenemos esto claro, es necesario que nos hagamos una serie de preguntas para conocer ese estado real de la documentación a la que tenemos que enfrentarnos.

 Algunas de las preguntas que nos podríamos hacer son:

• ¿Tengo documentos en papel acumulados que impiden una buena gestión de los   mismos?
• ¿Encuentro los documentos que necesito rápidamente?
• ¿Gestiono eficazmente documentación tanto en papel como electrónica?
• ¿Hay un procedimiento claro de archivo?
• ¿Hay una política de los documentos que se deben guardar y cuales no y por cuánto tiempo?
• ¿Se guarda todo indiscriminadamente?
• ¿Se tiene el control sobre la documentación que general el despacho?
• ¿Hay alguna política de quién debe acceder y quién no a los documentos?
• ¿Soy capaz de localizar documentación de casos que no llevo yo?

Una vez que nos hemos hecho este tipo de preguntas, debemos tener claro cómo se hacen las cosas en la actualidad y con qué resultados. Además nos debe ayudar a plantearnos si queremos seguir así en el futuro o por el contrario, necesitamos unos objetivos y un plan de acción para lograr mejorar los resultados actuales.

Si ya tenemos ese diagnóstico inicial, seguramente observaremos algunos problemas como podrían ser:

            – guardar documentación en papel de forma indiscriminada

            – falta de espacio

            – acumulación de papel por todas partes (mesas, despachos, cajas,….)

            – no hay una política sobre aquello que se guarda o se debe tirar (se guarda todo, no                se tira nada)

            – no hay una política sobre lo que se guarda en papel o formato electrónico (sólo se                  guarda documentación en papel)

            – se tarda demasiado en colocar y localizar

            – duplicidad de documentación

Una vez que tenemos localizada la problemática, delimitamos el plan de acción en pasos que deben ser los prioritarios:

1.  Hacer un cuadro de clasificación: Esta herramienta nos permitirá tener una estructura jerárquica y lógica de los expedientes que reflejan aquellas funciones que generan documentación en el despacho.
2.  Poner en marcha una política de que se tira y que no: Una vez que tenemos el cuadro de clasificación y con una lista de las actividad y procesos que lleva a cabo el despacho que generan documentación, decidiremos que se guarda y que no.
3. Calendario de conservación y expurgo: Cuando tengamos los dos primeros pasos resueltos, es bueno llevar a cabo con rigurosidad un calendario de conservación y expurgo para que en el futuro la problemática actual de falta de espacio y acumulación desmesurada de papel no se repita.

 Recomendación: “Guardar sólo documentación de interés para las actividades del    despacho”

4. Poner en marcha una política de que se guarda en papel o en formato electrónico: Una vez que hemos llevado a cabo los puntos anteriores y hemos empezado a resolver el problema del espacio y la acumulación excesiva de papel, es el momento de definir que guardamos en un formato y otro.

A mi manera de entender, creo que estos serían los primeros pasos a tomar, aunque no son los únicos y aún queda mucho recorrido hasta tener la documentación perfectamente organizada.