Gestión de Documentación Jurídica. Implementar un Sistema de Gestión Documental. Elección del software.

Una vez que hemos dado los pasos previos (, y 3ª parte) podemos pasar a seleccionar e implementar el software propiamente dicho. Pero antes de seleccionar un software de gestión, debemos seguir una serie de pasos antes de tomar una decisión final.

PASOS EN LA BÚSQUEDA

  1. Localizar gestores documentales: Como ya mencionamos en la 3ª parte, existen en el mercado gran número de software de gestión. De todos los que existen debemos seleccionar aquellos que a priori pueden darnos solución a nuestros problemas, esto podemos hacerlo con la información que nos aportan sus páginas webs, que suelen ser bastante completas.
  2. Contactar con los distribuidores: Una vez que tenemos una selección previa tendremos que ponernos en contacto con los distribuidores para explicarles nuestra problemática y ver qué pueden aportarnos con su software de gestión.
  3. Reuniones para visualizar los productos: Los distribuidores te pueden proponer varias opciones; o ir a tu oficina para enseñarte el producto y definir mejor la problemática y la solución o hacer como primer acercamiento una demo del producto a través de una conexión en remoto y una charla telefónica.
  4. Recepción de propuestas: Una vez que has visto los productos, además de solicitar las propuestas económicas ya se pueden ir descartando alguna de las soluciones. Como todos los distribuidores te harán una demostración de su producto, seguramente haya alguna de ellas que ya podamos descartar o incluso ya habremos echado el ojo a aquella que puede ser la definitiva.
  5. Selección de un gestor: Cuando hemos visto todas las soluciones y tenemos las propuestas en nuestra mano, probablemente nuestro número de gestores seleccionados se haya reducido considerablemente y puede ser que ya tengamos claro qué solución es la perfecta para nuestro despacho y podamos  presentar la propuesta.

Como estos pasos y la selección no se pueden alargar en el tiempo eternamente, posiblemente el despacho te proponga una fecha límite para presentar la decisión final. Por esto, es importante imponernos un calendario de actuación donde tengamos reflejados los pasos que vamos tomando, las fechas en las que nos movemos y la situación en la que nos encontramos. Por ejemplo:

calendario actuacion

Tenemos que tener en cuenta que antes de tomar la decisión final debemos presentar la propuesta a los socios del despacho y ellos seran los que den o no el visto bueno antes de contratar el software. Por este motivo, recomiendo tener informados a los socios en todo momento sobre qué estamos haciendo y en qué momento nos encontramos, además de presentar un informe final de nuestra selección bien razonada.

En este informe suele ser interesante incluir:

  • Una pequeña descripción de los gestores elegidos.
  • Un cuadro comparativo de precios.
  • Cuál es el gestor elegido finalmente y las razones para ello. Explicar que aporta diferente al resto de gestores.
  • Formas que nos aporta el gestor para alimentar y recuperar la información. Si se puede amoldar fácilmente o no a la forma de trabajar del despacho. Cuál es el grado de complejidad a la hora de realizar búsquedas.
  • Si incluyen tesauro o listado de materias que se pueda utilizar para ayudar a clasificar los documentos, y si no lo incluyen, ver si es recomendable crearlo.
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Acerca de Paola Agra

Graduada en Información y Documentación y Máster especializado en Patrimonio Bibliográfico por la Universidad Complutense. Profesionalmente me he dedicado principalmente a la documentación jurídica, pero mi pasión han sido, son y serán los libros.
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2 respuestas a Gestión de Documentación Jurídica. Implementar un Sistema de Gestión Documental. Elección del software.

  1. Antonio dijo:

    Buenas tardes,
    Me gustaría, si es posible, que me recomendara algún sistema de gestión documental gratuito para implantar en un pequeño despacho de abogados. Habíamos pensado en Alfresco Community, pero no sabemos si se adaptará a las necesidades del despacho. Además de la documentación digital contamos con un archivo físico muy abundante, pero no es viable su digitalización, ya que contamos con pocos medios, así que únicamente habría que volcar la descripción de estos expedientes, para poder localizarlos.
    Espero su respuesta.
    Un cordial saludo,
    Antonio

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    • Paola Agra dijo:

      Buenos dias Antonio,
      No sabría recomendarte un sistema de gestión documental gratuito que se adapte a las necesidades de un despacho, ya que en mi caso se quería un gestor documental que incluyera soporte técnico y se decidió buscar uno de pago que se adaptara a un despacho pequeño. En este caso, sí te podría recomendar alguno y serían principalmente dos; DocQuijote e Infolex. Bajo mi opinión personal quizás en el caso de querer una descripción sencilla para localizar rápidamente los expediente que ya se tienen en papel, se adapta mejor DocQuijote ya que es un software muy personalizable. Además en el caso que se quiera ir digitalizando los expediente nuevos, creo que también se adapta bien porque trabajan con Ricoh y es una buena opción para el escáner.
      Supongo que si quieres un gestor gratuito no te sirva mucho lo que te comento, pero si te puedo ayudar con cualquier otra cuestión no dudes en comentarlo.
      un saludo.

      Me gusta

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