Gestión de Documentación Jurídica. Pasos previos a la implantación de un Sistema de Gestión Documental. (2ª parte)

Como vimos en la primera parte tenemos una problemática clara que tenemos que solucionar; la falta de espacio y que se guardan documentos indiscriminadamente sin ningún tipo de criterio.

Si esta problemática no es actual y lleva el despacho arrastrándola tiempo, no debemos desesperar. “Sentémonos un momento en nuestras mesas y miremos a nuestro alrededor, es hora de preguntarnos si todo aquello amontonado o guardado en cajones y armarios es necesario para nuestro trabajo diario, es hora de plantearnos si toda esa documentación amontonada merece ser incorporada a nuestro archivo o si por el contrario se podría expurgar”.¹

Es hora de ponernos a organizar la documentación de nuestro alrededor ya que esta organización es buena por dos aspectos:

1.- Porque proporciona una estructura al archivo clasificando los documentos.

2.- Porque ordenar los documentos de una manera sistemática hará que su recuperación sea más rápida y eficaz.

Para que ese orden de sus frutos hay que empezar a definir y elaborar aquellas herramientas que nombramos en la primera parte y son importantes:

1. Cuadro de Clasificación

Este cuadro de clasificación nos proporcionará una base sobre la cual ir organizando nuestro archivo. Lo más común es que esta clasificación sea jerárquica (en árbol). Partiremos de un nivel superior y aquí haremos subdivisiones. Hay que tener en cuenta no hacer muchos subniveles ya que podría resultar al final más confuso. Podemos empezar confeccionado un esquema básico de cómo está organizada la documentación en nuestro despacho. Por ejemplo:

A partir de este esquema podemos ir elaborando nuestra clasificación especificando algo más su contenido:

2.  Políticas de conservación y expurgo

Una vez que tenemos la clasificación podemos pasar a definir tanto las políticas como el cuadro de conservación y expurgo ya que van muy de la mano.

En las políticas se trata el asunto de la propiedad de los documentos, quién se ocupa de manipularlos, de su gestión, sobre quien recae la responsabilidad del seguimiento del calendario. En estas políticas se tratará también la periodicidad sobre la revisión de los archivos para aplicar el calendario, qué se puede destruir, devolver, donde se archiva la documentación. etc…

3.  Calendario de conservación y expurgo

Para elaborar este calendario se recomienda dividir los documentos en tipos documentales, ya que dependiendo del tipo de documento a tratar se deberá aplicar un periodo de conservación u otro. Este periodo es diferente en cada tipo documental ya que los plazos legales de conservación de cada uno varían. Por ejemplo:

4.  Política de aquello que se guarda en papel o en formato electrónico

Como sabemos, en los despachos se maneja gran cantidad de documentación y en muy diversos formatos. Podemos encontrar documentos en papel, electrónicos o digitales o documentos escaseados.

Tenemos que plantearnos qué tipo de archivo queremos: archivo en papel, mixto (parte en papel y parte digital) o exclusivamente digital.

Según mi opinión tener un archivo hoy en día exclusivamente en papel no es una solución. El papel siempre acaba extraviándose, no lo pueden consultar varias personas a la vez y el espacio o la falta del mismo siempre acaba siendo un problema. El archivo exclusivamente digital si me parece una solución para olvidarnos de muchos problemas que nos genera el papel, pero quizás no sea la mejor solución para un despacho de abogados, ya que hoy en día aunque la firma electrónica tenga valor legal, hay jueces que o no las admiten o ponen problemas a estos documentos por lo que creo que los documentos que tienen que ser originales hay que guardarlos en papel. Por estas razones para un despacho pienso que es mejor un archivo mixto.

Al tener un archivo mixto no se nos puede olvidar que a la hora de tratar, gestionar, organizar o clasificar la documentación, nuestras políticas tienen que ser distintas para cada formato.

 

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FUENTE: http://canalasesor.wke.es/ver_detalleArt.asp?idArt=65709&action=ver

1 CASAS DOMÍNGUEZ, Isabel. Gestión Documental para Abogados, Valencia: Tirant lo Blanch, 2014