Gestión de Documentación Jurídica. Pasos previos a la implantación de un Sistema de Gestión Documental. (3ª parte)

Una vez contestadas aquellas preguntas que nos hacíamos en la primera parte, y con la puesta en marcha del cuadro de clasificación, las políticas y los calendarios (tanto de conservación como de expurgo)  como vimos en la segunda parte, es hora de buscar un software de Gestión Documental que podamos implementar en nuestro despacho.

Antes de decidirnos que software vamos a implementar, debemos tener muy claro cuáles son nuestras necesidades y qué solución o soluciones queremos que nos aporte. Como todos sabemos, existe en el mercado una gran oferta de estos software de gestión. Aquí os muestro algunos de ellos:

• Doc6: empresa dedicada a la gestión del conocimiento y la documentación. Aporta soluciones en el tratamiento archivístico, descripción, tratamiento y traslado, gestión, custodia y destrucción confidencial y digitalización. Ofrece software de archivos, plataforma digital, gestión documental, …

• Dokumenta: Gestión documental. Ofrece base de datos de gestión documental y archivística con un plan de implantación, recomendaciones y formación. Además están aliado con Docout, empresa que ofrece destrucción de documentos, digitalización, custodia, etc.

• Odilo: Ofrece un software llamado OdiloA3W que ayuda a tratar la documentación de archivo con la complejidad actual con al que se generan documentos electrónicos y en papel. OdiloA3W es un puente fundamental a través de su sistema de gestión de expedientes y su gestor documental y de archivo. Diseñado como una plataforma que integra todas las soluciones que el gestor documental y el archivero necesitan.

• Novadoc102: es un servicio integral que cubre todas las necesidades de un archivo moderno y mecanizado con la tecnología más actualizada.

• Infolex: Ofrece la posibilidad de acceder a todos los datos necesarios para la correcta gestión de tus expedientes en un mismo entorno de trabajo; control, seguimiento y gestión de todos sus expedientes, judiciales, extrajudiciales, igualas, minutación, control de plazos y contabilidad. Dirigido a despachos de abogados.

• DocQuijote: Software de gestión documental distribuido por el Grupo Ricopia. Permite automatizar el proceso de clasificación e indexación de cualquier documento de forma ágil y sencilla. Estas posibilidades le permiten automatizar procesos, reduciendo drásticamente el tiempo de gestión de los mismos. (RRHH, Contabilidad, Gestión de Expedientes, Control de documentación firmada, etc.)

• Neodoc: La gestión documental neodoc aporta soluciones para capturar, archivar, clasificar, buscar, versionar y compartir documentos. Con lo que el ahorro de costes y la mejora del rendimiento están aseguradas.

• KLEOS: es sencillo, rápido y fácil de usar. Tratan la información con total confidencialidad. Realiza un seguimiento detallado de tus expedientes: toda la documentación, los correos electrónicos, las citas, los eventos y tareas, la facturación, el tiempo dedicado,… todo ello de manera sencilla e intuitiva. Mantén toda la información de tus contactos de una manera estructurada, además de la agenda. Controla la facturación de tus expedientes y genera facturas, controla pagos, minuta por horas o por actividades.

Elegir un software que se adapte a nuestras necesidades y a nuestro archivo es una tarea tan importante como establecer unas políticas o unos calendarios de conservación y expurgo, por lo que debemos analizar cada software y probarlos concienzudamente para que al final elijamos el mejor para nuestro archivo.