Prácticas de descripción en PARES

El pasado mes de mayo y con motivo de estar cursando un Postgrado de Archivística, tuve la oportunidad de realizar prácticas en el Archivo Histórico Nacional.

El Archivo Histórico Nacional se fundó como “Archivo Histórico del Reino de España” por el Real decreto de 28 de Marzo de 1866, pero con carácter de archivo público. En su fundación primó la idea de recoger la documentación producida por los órganos de la Administración del Estado que ya no tiene valor administrativo pero si un valor histórico. 

Las tareas a realizar en estas prácticas se centraron en el departamento de “Universidades”. En concreto realizar la tarea de “Descripción de Expedientes de expedición de títulos de Bachillerato de finales del S. XIX y principios del XX»; en la plataforma PARES (Portal de Archivos Españoles)

Actualmente, el AHN centra su mayor interés en la descripción de todos los documentos, expedientes, legajos, carpetas, etc. que poseen dentro de la plataforma de PARES.

Proceso de descripción:

1) Revisar, numerar y ordenar alfabéticamente todos los expedientes que contiene la caja o legajo.

2) Creación de Signaturas en la Plataforma PARES (IntraPares).

3) Creación de fichas necesarias como tantas signaturas hemos creado.

4) Descripción uno a uno de cada expediente:

a) Identificar si nuestro expediente a describir es una Unidad Documental Simple o una Unidad Documental Compuesta.

b) Observar e identificar los documentos que conforman nuestro expediente (Partida de nacimiento o bautismo, tasas, expediente de expedición del título, cuadernos de calificaciones…)

c) Encontrar principalmente los siguientes datos:

• Nombre del Alumno
• Instituto donde estudio
• Lugar de residencia natal
• Fechas de su formación académica
• Fecha de nacimiento o en su defecto de bautismo.

5) Rellenar los campos de cada ficha para cada uno de los expedientes:

Pestaña de Identificación:

• Nivel de descripción:
  • Unidad simple
  • Unidad compuesta
• Titulo nombre atribuido:
  • En caso de Unidad simple: “Testigo del Expediente para la expedición del título de Bachiller de……………”
  • En caso de Unidad Compuesta: “Expedientes para la expedición del título de Bachiller de……., natural de…………, alumno del instituto…………”
• Fechas:
  • En caso de US: rellenar una única fecha “Fecha de creación inicio”
  • En caso de UC: rellenar dos fechas:
    • Fecha de formación inicial
    • Fecha de formación fin

• Signatura: se proporciona al crear masivamente tantas fichas como expedientes físicos teníamos en el legajo. En concreto para nuestro caso las signaturas se escriben sin espacios. Todas tendrán este formato:

UNIVERSIDADES,7171,Exp.1

• Títulos de índice*:
  • US: crear solo índice de autoridad**
  • UC: crear índice de autoridad e institución

*Además llevan otros tres índices comunes para ambos y creados cuando se crearon las fichas: “Bachilleres”, “Títulos académicos”, “Universidad Central”.

**Utilización de: «Normas para la elaboración de puntos de acceso normalizados de instituciones, personas, familias, lugares y materias en el Sistema de Descripción Archivística de los Archivos Estatales».

Pestaña de Contexto/estructura, solo para el caso de Unidad Documental Simple:

• Alcance y contenido: “No consta expediente. Fue retirado en préstamo”

Una vez finalizada la tarea de descripción, los legajos vuelven a su lugar de procedencia dentro del AHN. Antes de ser visibles estas descripciones por los usuarios de PARES, son revisadas por personal del archivo, que dan el visto bueno para que se visualicen.