Normas Internacionales de Descripción del Consejo Internacional de Archivos (Parte 2)

Para continuar con el post anterior, seguimos hablando de las Normas de Internacionales de Descripción del Consejo Internacional de Archivos.

ISAAR(CPF) : Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a instituciones, personas y familias.

Esta norma determina qué tipo de información puede aparecer en un registro de autoridad de archivo y también sirve de orientación en cómo se debe incluir este tipo de información.

Los elementos de información que agrupa la norma contienen cada uno:

  • El nombre del elemento de descripción
  • Una definición del objetivo
  • Definición de las reglas aplicables en cada caso
  • Y ejemplos que ilustren la aplicación de las reglas

Los elementos de descripción para las autoridades están organizados en cuatro áreas de información que son:

  • Área de identificación: incluye únicamente información relativa a la unidad que se está describiendo y actividades de la misma. Además es el punto de acceso normalizado.
  • Área de descripción: proporciona información sobre la naturaleza, el contexto, y actividades de la entidad descrita.
  • Área de relaciones: se describen las relaciones que la entidad tiene con otras entidades, personas o familias.
  • Área de Control: es el registro de la autoridad e incluye además información sobre cómo, cuándo y por qué se creó y actualizo el registro de autoridad.

A pesar de que esta norma describe todo los elementos solo serán considerados esenciales estos cuatro:

  • Tipo de entidad
  • Forma autorizada del nombre
  • Fechas de existencia
  • Identificador del registro de autoridad

Esta norma ha sido creada conjuntamente con la ISAD(G), y también para ser usada conjuntamente con normas y reglas nacionales.

En España se han publicado referente al uso de los elementos descriptivos en ambas normas lo siguiente: El Manual de Descripción Multinivel: Propuesta de adaptación de las nomas internacionales de descripción archivística (MDM); La Norma de Descripción Archivística de Cataluña (NODAC); La Norma Española de Descripción Archivística (NEDA 1); La Norma Galega de Descripción Arquivística (NOGADA); La Norma Aragonesa para la Descripción de Autoridades de archivo (ARANOR); entre otras. También estas normas han sido objeto de desarrollo en otros países, tendiendo a adaptar las reglas existentes o crear nuevas normas de extensión nacional.

ISDF: Norma Internacional para la Descripción de Funciones.

Sirve para elaborar las descripciones de las funciones de las instituciones vinculadas con la producción y conservación de los documentos. Esta norma está destinada a completar las descripciones de las funciones que se hacen en la ISAD(G) y en la ISAAR(CPF)

Las descripciones de las funciones pueden usarse para:

  • Describir funciones como unidades dentro de un sistema de descripción
  • Controlar la creación y utilización de los puntos de acceso
  • Documentar las relaciones entre diferentes funciones

Los elementos de información que agrupa la norma contienen cada uno:

  • El nombre del elemento de descripción
  • Una definición del objetivo
  • Definición de las reglas aplicables en cada caso
  • Y ejemplos que ilustren la aplicación de las reglas

Los elementos de descripción están divididos en cuatro áreas de información:

  • Área de identificación: define un punto de acceso normalizado y contiene información que define la función.
  • Área de contexto: información sobre la naturaleza y el contexto de la función.
  • Área de relaciones: describe relaciones con otras funciones.
  • Área de control: información de cuándo, cómo y por qué institución se creó y actualizo la descripción.

Sus elementos esenciales son los siguientes:

  • Tipo
  • Forma
  • Identificador de la descripción de función

ISDIAH: Norma Internacional para describir Instituciones que Custodian Fondos de Archivos.

Esta norma determina la naturaleza de la información que se ha de incluir en las descripciones de las instituciones que custodian los fondos

Los elementos de información que agrupa la norma contienen cada uno:

  • El nombre del elemento de descripción
  • Una definición del objetivo
  • Definición de las reglas aplicables en cada caso
  • Y ejemplos que ilustren la aplicación de las reglas

Consta de seis áreas de información:

  • Área de identificación: Información sobre la institución que está describiendo los fondos y define el punto de acceso normalizado.
  • Área de contacto: información de contacto de la institución
  • Área de descripción: información sobre la historia de la institución, estructura, políticas de ingreso, etc.
  • Área de acceso: datos sobre el acceso al público, horarios, tipo de acceso, etc.
  • Área de servicios: información relativa a los servicios técnicos
  • Área de control: información de cuándo, cómo y por qué institución se creó y actualizo la descripción.

Los elementos obligatorios y necesarios son:

  • Identificador
  • Formas autorizadas del nombre
  • Localización y dirección

Casi todos los elementos que se incluyen en la descripción de una institución que custodia fondos de archivos, valen como punto de acceso a la descripción. Además aborda parte de los requisitos necesarios para el intercambio de información entre las instituciones de custodia de fondos de archivos.

La profundidad de la lectura de cada una de estas normas, nos hace ver la necesidad de cada una de ellas, así que todas se complementan y las bases siempre son las mismas. Estas normas son muy necesarias para la compresión de la descripción archivística de documentos.

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