Consulta directa e indirecta de los documentos de Archivo

Consulta: nos referimos a consulta de un documento cuando el acceso al mismo esta admitido o abierto. Para los archivos podemos encontrar dos tipos de consulta: consulta directa y consulta indirecta.

La consulta directa se produce cuando, la consulta es hecha sobre el documento original que queremos. Esta consulta es hecha en la sala que el archivo dispone para tal fin. Normalmente para poder acceder a hacer esta consulta es necesario un carné de investigador que proporciona la institución en base a su reglamento. Esta consulta es gratuita así como la utilización de los instrumentos de búsqueda. Si el documento se utilizara varios días seguidos este no regresa a su lugar de origen sino que queda guardado en el servicio de reserva de documentos. Para poder solicitar la consulta de un documento es necesario rellenar una ficha de pedido por duplicado, donde se han de poner los datos del mismo para ser localizado por el archivero.

Por otro lado, la consulta indirecta se refiere a cuando no consultamos el documento original. Este tipo de consulta por lo general retrasa que el usuario pueda consultar el documento. Estas consultas se puedes hacer a través de varias formas:

  • Por teléfono
  • Por fotocopias o reproducción del documentos a través de microfilm.
  • Por correo (escrito)
  • Por una lista de publicaciones o documentos que hablan del mismo documento.

Este tipo de consulta es en muchos casos difíciles de responder, por ello se requiere que el archivero tenga gran conocimiento de los documentos existentes en su archivo y conocimiento variado de las distintas épocas.

En lo que se refiere a las consultas y los préstamos, podemos decir que los préstamos de los documentos varían en función de las normas de la institución.

Para las consultas directas y en caso de que la institución de permiso, el documento original podrá ser prestado y sacado fuera de la institución, rellenado una ficha de préstamos, el archivero llevará un registro de los documentos prestados.

Por el contrario, en lo que se refiere a la consulta indirecta, el documento original nunca es prestado, sino que se presta de alguna manera un servicio especial de fotocopias que reproducen el documento exacto y es lo que se envía al usuario. El archivero también ha de llevar un inventario de estas copias. Estas son copias simples, copias certificadas o certificaciones.

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3 respuestas a Consulta directa e indirecta de los documentos de Archivo

  1. Everaldo B. Chaves (Brasil) dijo:

    Bom artigo, porém, senti falta do uso da internet e a disponibilidade de documentos online como forma de acesso indireto. Hoje em dia, não podemos desconsiderar que esse meio é um grande aliado dos serviços de Arquivo, logo, a possibilidade do acesso irrestrito ajuda a difundir as informações e possibilita uma maior produção de conhecimento.

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  2. VeraLopez dijo:

    Muchas gracias por tu aportación Everaldo.
    Sin embargo, en este caso, no hemos incluido Internet como consulta indirecta de documentos de archivos, porque en la mayor parte de archivos (sobre todo en caso Español) aún no está a la orden del día el poder consultar el documento de forma digital, es decir, que el documento se muestre de forma digital (escaneado) en su página Web. Lo que si podemos consultar son los fondos en formato texto (título, fechas externas…), pero el documento como tal no; por lo que no hemos incluido esta medida.
    Pero, como bien dices, es un gran medio para difundir el contenido de los archivos y no se puede dejar de lado esta herramienta.

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  3. Pingback: Recopilatorio en Materia de Archivística | EL DOCUMENTALISTA AUDIOVISUAL

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