Los Reglamentos de Archivos (Parte 1)

Los Reglamentos de Archivos han de cumplir varios requisitos, en función de lo que en él se diga:

• Eficaz, adecuado a los objetivos que marca.
• Solvente y con profesionalidad
• Debe ser un instrumento de mejora
• Instrumento de integración con otras administraciones.

En 1990, se aprobó el Reglamento de Archivo Municipal de Rentería (por Juan Carlos Jiménez de Abersturi), el entonces reglamento constaba de 52 artículos. Este trabajo pionero se difundió rápidamente entre la sociedad archivera.

En 1992, se celebró la IX jornada de Archivero municipales (Madrid), donde este reglamento tuvo un gran peso y en estas jornadas se presentó un reglamento con trece artículos. A pesar de ser sencillo, recoge perfectamente la necesidad de la elaboración de unas normas de régimen interno para el funcionamiento del archivo.

Este modelo hizo que se publicaran y aprobaran reglamento en varios archivos municipales de Madrid.

A finales del S. XX aparecen más reglamentos de archivos municipales, ya en el resto de España, Gijón Sevilla….

Desde 1988, el grupo de archiveros de Barcelona, preparo un reglamento para los archivos de la ciudad, que finalmente vio la luz en 1994.

Los catalanes siguieron avanzando en sus estudios y creando reglamentos para sus ciudades. En esos años, se creó la Asociación de Archiveros de Cataluña, que junto con la ayuda de la Diputación crearon un texto provisional “Reglamento del Servicio de Archivo municipales” (1997). Este texto contó con 86 artículos, y fue muy valioso por hacer constatar en el “Servicio de Archivo”.

En algunos ayuntamientos se ha implantado una política de calidad, lo que ha dado como consecuencia la elaboración de cartas de servicios (mejora continua). Por ejemplo, la ciudad de Zaragoza (en 2005) con la ayuda de la Unidad de Sistemas de Información, creo una de estas cartas. Existen tres tipos de Cartas:

• Cartas de servicio o de compromiso de calidad al margen de planes o programas.
• Cartas de servicios que responden a un plan o un programa de calidad
• Cartas de servicios certificadas u homologadas dentro de un sistema de Calidad

Las cartas de servicios se citan por primera vez en el Real Decreto 1259/1999, Estas cartas van a reflejar los compromisos en la prestación de servicios.

Compromisos de calidad:

• Información personalizada e inmediata al investigador por parte del personal facultativo.
• Entrega de la documentación en un plazo máximo de 10 minutos
• Reserva de unidades de instalación por un período máximo de 7 días.
• Reproducción inmediata en fotocopias de aquellos documentos que, de forma autorizada, sean solicitados en Sala. Los que sean solicitados de forma indirecta serán reproducidos y enviados en un plazo máximo de 15 días.
• Respuesta a las quejas y sugerencias en un plazo inferior a 15 días.

Continuará…