Los Reglamentos de Archivos (Parte 2)

Continuando con el post anterior, seguimos hablando de los Reglamentos de Archivos:

Son muy importantes los pasos que llevan a la creación de los reglamentos municipales. La estructura básica de los reglamentos de archivos debe de constar con las siguientes partes:

  • Funciones del Archivo.
  • Competencias del Archivero.
  • Transferencias e ingresos de documentos.
  • Selección y expurgo.
  • Conservación de los documentos.
  • Consultas y préstamos.
  • Información y difusión.

Además también pueden tener estas partes opcionales:

  • Exposición de motivos.
  • Adscripción del Archivo.
  • Definición de conceptos (archivo, documento, patrimonio documental).
  • Categoría laboral del personal.
  • Participación del archivo en los sistemas de gestión documental.
  • Sistemas de clasificación y descripción.
  • Normas de reproducción.
  • El acceso a los documentos.
  • Infracciones y sanciones.

 En cuanto a la redacción del documento ha de tener las siguientes fases:

  • Estudiar su necesidad, utilidad y viabilidad.
  • Consultar con el órgano de gobierno responsable del archivo la conveniencia de iniciar el procedimiento.
  • Analizar diferentes modelos de reglamento.
  • Seleccionar contenidos que se quieren abordar.
  • Definir la estructuración del contenido: Capítulos + Artículos.
  • Redactar un primer texto-borrador.
  • Contrastar con unidades administrativas la redacción de artículos que le puedan afectar: funciones del archivo…
  • Valorar la inclusión de las observaciones y sugerencias recibidas.

Para que un reglamento sea aprobado, necesita pasar por las siguientes fases:

  • Moción y aprobación por el pleno municipal del inicio del proceso de aprobación del Reglamento del Archivo.
  • Redactar una propuesta de Reglamento.
  • Someter a dictamen de la comisión informativa pertinente la propuesta de Reglamento.
  • Inclusión de la aprobación en el orden del día de la correspondiente sesión plenaria.
  • Aprobación inicial, por mayoría simple, del Ayuntamiento Pleno.
  • Información pública por el plazo mínimo de 30 días para la presentación de reclamaciones y sugerencias.
  • Resolución de todas las sugerencias y reclamaciones presentadas dentro del plazo.
  • Aprobación definitiva por el pleno.
  • Publicación en el Boletín Oficial de la Provincia.
  • Entrada en vigor del Reglamento.
  • El procedimiento de modificación o reforma es el mismo que el seguido para su formación, incluida la obligación de su publicación para que tenga efectos jurídicos.

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