Los Reglamentos de Archivos (Parte 2)

Continuando con el post anterior, seguimos hablando de los Reglamentos de Archivos:

Son muy importantes los pasos que llevan a la creación de los reglamentos municipales. La estructura básica de los reglamentos de archivos debe de constar con las siguientes partes:

• Funciones del Archivo.
• Competencias del Archivero.
• Transferencias e ingresos de documentos.
• Selección y expurgo.
• Conservación de los documentos.
• Consultas y préstamos.
• Información y difusión.

Además también pueden tener estas partes opcionales:

• Exposición de motivos.
• Adscripción del Archivo.
• Definición de conceptos (archivo, documento, patrimonio documental).
• Categoría laboral del personal.
• Participación del archivo en los sistemas de gestión documental.
• Sistemas de clasificación y descripción.
• Normas de reproducción.
• El acceso a los documentos.
• Infracciones y sanciones.

 En cuanto a la redacción del documento ha de tener las siguientes fases:

• Estudiar su necesidad, utilidad y viabilidad.
• Consultar con el órgano de gobierno responsable del archivo la conveniencia de iniciar el procedimiento.
• Analizar diferentes modelos de reglamento.
• Seleccionar contenidos que se quieren abordar.
• Definir la estructuración del contenido: Capítulos + Artículos.
• Redactar un primer texto-borrador.
• Contrastar con unidades administrativas la redacción de artículos que le puedan afectar: funciones del archivo…
• Valorar la inclusión de las observaciones y sugerencias recibidas.

Para que un reglamento sea aprobado, necesita pasar por las siguientes fases:

• Moción y aprobación por el pleno municipal del inicio del proceso de aprobación del Reglamento del Archivo.
• Redactar una propuesta de Reglamento.
• Someter a dictamen de la comisión informativa pertinente la propuesta de Reglamento.
• Inclusión de la aprobación en el orden del día de la correspondiente sesión plenaria.
• Aprobación inicial, por mayoría simple, del Ayuntamiento Pleno.
• Información pública por el plazo mínimo de 30 días para la presentación de reclamaciones y sugerencias.
• Resolución de todas las sugerencias y reclamaciones presentadas dentro del plazo.
• Aprobación definitiva por el pleno.
• Publicación en el Boletín Oficial de la Provincia.
• Entrada en vigor del Reglamento.
• El procedimiento de modificación o reforma es el mismo que el seguido para su formación, incluida la obligación de su publicación para que tenga efectos jurídicos.