Clasificación Orgánica y Clasificación Funcional

Se define clasificación como “acción y efecto de organizar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde lo más amplio a lo más específico, de acuerdo con los principios de procedencia y orden original; para lo cual se identifican los tipos documentales…”

Clasificación Orgánica: en este tipo de clasificación las serias son agrupadas en función de las divisiones administrativas o de la propia estructura orgánica de la institución: así queda sujetas a los departamentos, unidades con una estructura jerárquica dividida desde las unidades administrativas más simples a las más amplias.

Ventajas:

• Objetividad
• Fácil de elaborar
• Sencillez de aplicación en archivos de gestión

Desventajas:

• Poco flexible
• Dificultad de uso para organizaciones complejas
• Ruptura en la continuidad de series documentales

Clasificación Funcional: es la agrupación de los documentos bajo conceptos que reflejan las funciones generales y las actividades concretas de la institución, dentro de una estructura jerárquica y lógica. La identificación y agrupación de los documentos se lleva a cabo mediante un cuadro de clasificación.

Ventajas

• Estabilidad a pesar del paso del tiempo, muy flexible
• Objetividad

Desventajas:

• Dificultad de la elaboración.
• Transferencia de funciones a otras entidades, división de organizaciones o absorción de una o varias instituciones en otra.