Documento de Archivo y Documento de apoyo Informativo

Los Documentos de Archivo nacen debido a los procesos administrativos. Esto ocurre porque los autores de dichos procesos han de justificar documentalmente sus decisiones, expresando el cumplimiento de la ley, la oportunidad del criterio adoptado y la lógica, y coherencia del procedimiento seguido.

El tratamiento y la filosofía documental fueron adoptados por los archiveros.

Definiremos Documento de Archivo con la Ley del 4/1993 de 21 de abril de Archivos y Patrimonio Documental de Madrid (T. 1, Art. 1): “Se entiende por Documento de Archivo toda expresión testimonial de las actividades del hombre y de los grupos humanos en cualquier lenguaje y en cualquier tipo de soporte material. Se excluye la documentación múltiple de carácter únicamente informativo y la que, por su índole, forme parte del patrimonio bibliográfico”.

Las características del documento de archivo son:

• Vinculación al sujeto productor (instituto o persona): los documentos nacen por un proceso natural, es por ello que tienen una vinculación con el que lo ha producido, porque son el reflejo de la vida de esa persona o institución.
• Carácter seriado: es el resultado de acciones repetitivas determinadas por funciones específicas. Los documentos de archivo corresponden a una actividad que se repite continuamente, de manera que esos documentos constituyen series, por ejemplo la correspondencia. Cada documento a su vez puede originar otros documentos distintos. Esto nos hace pensar que el documento de archivo no es algo aislado sino que forma parte de la serie a la que pertenece y solo así encontraremos el verdadero sentido. Pero esa serie tiene sentido cuando las relacionamos, a su vez, con el resto de las series.
• Unicidad: los documentos de archivo son únicos, es decir, son originales y auténticos.
  • Original, cuando está completo en todas sus partes (internas y externas)
  • Autentico cuando responde a la fecha, al autor y al lugar que en él se consigna. Esto ha permitido comprobar que hay documentos auténticos pero que tienen datos falsos.

 Los Documentos de Apoyo Informativos, son una serie de documentos que se han recogido y dan apoyo con su contenido a las tareas administrativas. Estos documentos han de eliminarse una vez hayan cumplido su función. Estos documentos pueden ser fotocopias, documentos de otra administración, legislación, etc.

 Para comprender un poco mejor al documento administrativo y al documento de apoyo informativo estas son sus diferencias: