Tipo y serie documental, y Unidad documental simple y compuesta

Para hablar de Tipo documental hay que diferenciar primero entre caracteres externos e internos de los documentos.

  • Externos: hablamos de caracteres externos cuando nos referimos como es el documento físicamente: clase y tipo documental, formato, etc.
  • Internos: Que se refieren a las partes de las que consta un documento: productor o entidad, fecha, etc.

Cuando hablamos de tipo documental nos referimos a qué clase de documento es, es decir la forma, a las taxonomías de los documentos. Es posible que haya infinidad de tipos documentales puesto que con ellos nos referimos a de lo que trata el documento: informes, facturas, correspondencia, etc. y por tanto a cuál es su finalidad o actividad. Son similares en cuanto sus caracteres internos.

La serie documental: se refiere a un conjunto de documentos que tienen un mismo origen, es decir, que responden a una misma función administrativa, tienen el mismo uso administrativo o están sujetos al mismo trámite. Además estos documentos, tienen características similares en lo que se refiere a su contenido. A veces también tienen similitudes en su aspecto externo.

Además encontramos la Subserie que es el conjunto de documentos agrupados dentro de una serie por cualquier razón derivada de su creación, recepción o utilización.

Unidad documental

Unidad Documental compuesta (expediente): es una unidad organizada de documentos (varias unidades simples) que han sido reunidos por cualquiera de estas razones:

  • Por el productor, para su uso corriente
  • Durante el proceso de organización archivística (porque se refiere al mismo tema, actividad o asunto

Unidad Documental simple (documento): se refiere a la unidad documental archivística más pequeña que existe, esta unidad no puede ser dividida en más parte de lo que ya es, son por ejemplo una fotografía, un informe, etc. No todas las unidades documentales simples tienen que estar dentro de un expediente, pero todos los expedientes están formados por unidades documentales simples.

Fuentes:

  • Barbadillo Alonso, Javier [2011]: Las normas de descripción archivística: qué son y cómo se aplican. Gijón. Trea.
  • Cruz Mundet, J. R. [2011]: Diccionario de Archivística. Madrid. Alianza
  • Duque Fuenteleja, Belen. Conceptos básicos de Archivística. UNED y Fundación Carlos Amberes.
  • Heredia Heredia, Antonia [1995}: Archivística general: teoría y práctica. Sevilla. Diputación provincial.
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9 respuestas a Tipo y serie documental, y Unidad documental simple y compuesta

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  3. Clara dijo:

    Buenas noche me pueden ayudar con un ejemplo de documento compuesto

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    • VeraLopez dijo:

      Buenos días Clara,
      No sé exactamente a que se refiere tu consulta. Si solo quieres saber un ejemplo, pueden ser: tramites para licencias, expedientes académicos, algún timpo de solicitud….
      Es decir, un documento simple, por ejemplo sería la petición de acceso universitario….y un documento compuesto (expediente) se compone de la petición de acceso, una fotocopia del dni, fotocopia del título por el que accedes, etc (conjunto de documentos simples).

      No sé si con esto se resuelve tu duda, es otra cosa la que necesitas. Escribenos para cualquier otra duda.

      Un saludos

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  4. bere dijo:

    hola , me podrian decir que diferencia hay entre un tipo documental y una serie documental.

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    • VeraLopez dijo:

      Digamos que los términos Serie y Tipo Documental, pueden dar a error para entender su concepto; pues pueden parecer lo mismo.

      La Serie Documental se refiere a documentos que tienen la misma procedencia ya sea porque poseen un formato similar, pertenecen a una función particular, son el resultado de una misma actividad, etc. O por decirlo de alguna formas más sencilla… un archivo se puede dividir en series…”serie General”, “Serie Romana”… en cada una de ellas irá documentos relativos a los mismo….cosas de los romanos iría a la “Seria Romana” por poner un ejemplo. Otro ejemplo en el caso de un biblioteca, esta se divide por las denominadas “Materias” y cada una corresponde a una cosa “Religión”, “Historia”… etc y en cada una de ella van libros relativos a esa mteria (o en nuestro caso serie)

      Ahora bien, el Tipo documental se puede entender como parte de ello o simplemente atendiendo a la pregunta ¿Qué clase de documentos es? Es un informe, una memoria, una factura….esto sería el tipo documental, y como tal puede estar dentro de una serie.
      Dentro de la “Seria Romana” puede haber diferentes tipos documentales…puede haber memorias, puede haber cartas…etc. Hablamos de las taxonomías y de la forma de los documentos.

      En resumen, la Serie Documental seria la parte donde agrupamos documentos que tiene algo en común (porque hablan de lo mismo, o proceden del mismo sitio….) y el Tipo Documental es qué tipo de documento es (un libro, una carta, una factura…)

      Espero haberte ayudado, y si necesitas más aclaración no dudes en escribirnos.

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      • ruth dijo:

        serie es grupo de documentos de características homogéneas como contratos, historias laborales y el tipo documental es cada documento que lo compone como el acta posesión, acta de inicio, acta final.

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    • ruth dijo:

      la serie es la agrupación del mismo asunto ejemplo contrato, historia laboral, proceso judicial y el tipo documental es cada documento que lo contiene ejemplo el contrato tiene un acta de inicio, el contrato en si, el informe de interventor, el acta final . cada uno de estos documentos son diferentes tipos documentales.

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  5. Hola Vera, que buen artículo.

    Lo cierto es que las series documentales son una agrupación documental que requiere de nosotros como archivistas un compromiso en su análisis para poder denominarlas de la mejor manera para la entidad a la que pertenece.

    Quisiera compartir un artículo que escribí hace poco sobre este tema en mi blog:
    7 recomendaciones que deberías tener presente cuando denomines series documentales en los Archivos de Gestión. Este es el link: http://www.nosonpapeles.com/errores-denominar-series-documentales/

    Gracias por este interesante sitio web.

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