Definición del concepto de archivo y su evolución en el tiempo

Llevamos tiempo hablando en torno a diferentes materias de los archivos, las cuales podéis ver en resumen aquí; y hemos creído importante hacer una mención a lo más básico, el inicio de todo: el concepto de archivo y una breve evolución histórica.

Existen muchas definiciones del concepto de archivo que se han ido modificando a lo largo del tiempo, pero que en esencia todas ellas empiezan, continúan o acaban con “lugar donde”.

Es por ello, por lo que el “archivo” es un lugar físico de almacenaje de documentos en distintos soportes; pero que actualmente y en el mundo de las nuevas tecnologías; un lugar físico como es una habitación se ve recudido al tamaño de un ordenador, una unidad portátil de documentos en soporte electrónico.

Tomaremos como definición final de archivo la Ley 16/85 de 25 de junio de Patrimonio Histórico Español T.VII, cap II. Art 59: “Son archivos los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas, jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. Asimismo, se entienden por archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan o difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos”.

Los archivos tienen tres funciones: recoger, conservar y servir. Pero la principal función del archivo es la conservación, debido a que estos son para conservar la memoria (también la histórica), ya sea de una institución o persona.

En el mundo antiguo, los archivos la principal función que desempeñaban era jurídico-política ya que acreditaban los derechos de los soberanos y del Estado. Esto también se dio en parte de la Época Moderna.

Ya avanzada la Época Moderna, también servirán para acreditar los derechos de los ciudadanos, es por ello que el S. XVIII-XIX el concepto de archivo será modificado: “conjunto orgánico de documentos constituido en el desarrollo de una actividad administrativa y que se conservan para controlar la eficacia del Estado y como jurisprudencia de su actuación”.

Con el nacimiento de la historiografía en el S. XIX, aparece una función científica ligada a la documentación archivística. Esto trae la consecuencia de que se mezcle y trate de igual manera a un museo, una biblioteca y un archivo; debido a que una obra de arte, una obra literaria y el documento administrativo son materiales con los que se construye la historia.

En la actualidad, se reconoce que el material existente en los archivos es aquel que ha sido producido en el momento del desarrollo de una actividad administrativa de cualquier institución o persona; sin importar cuál sea su soporte; mientras este material sea la plasmación de un acto que contenga deberes y derechos.

Fuentes:

  • Barbadillo Alonso, Javier [2011]: Las normas de descripción archivística: qué son y cómo se aplican. Gijón. Trea.
  • Cruz Mundet, J. R. [2001]: Manual de archivística. Madrid. Fundación Germán Sánchez Ruipérez.
  • Heredia Heredia, Antonia [2007]: ¿Qué es archivo?. Gijón. Trea
  • Heredia Heredia, Antonia [1995}: Archivística general: teoría y práctica. Sevilla. Diputación provincial.
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