Legislación que regula el acceso a los documentos según la fase de archivo en la que se encuentren (Parte 2)

Continuamos con el post anterior sobre la legislación que regula el acceso a los documentos según la fase de archivo en la que se encuentre…

Existe una gran dispersión de leyes sobre el acceso a los documentos, pero sin embargo estas leyes no aportan mucha información del tipo de acceso según en la fase que se encuentren los documentos. Legislación:

• La Constitución española de 1978 es muy clara al recoger en su art. 105.b que todos los ciudadanos tienen derecho al acceso a los archivos y registros administrativos
• Ley 25/2007 de 18 de octubre, de conservación de datos relativos a las Comunicaciones electrónicas y a las redes públicas de comunicación.
• La ley 16/1985 de Patrimonio Histórico Español en el art. 62 señala que la Administración del Estado garantizará el acceso a todos los archivos, bibliotecas y museos de titularidad estatal, sin perjuicio de restricciones que puedan establecerse. En esta misma ley en el art. 57 se encuentra detalladas las limitaciones de consulta de los que documentos que forman parte del patrimonio español à esta ley permite el acceso libre a procedimientos finalizados y a documentos que ya no están en los archivos de oficina.
• Ley de 30/1992 de 26 de noviembre, de Régimen jurídico de las Administraciones públicas y de procedimiento administrativo común aclara la situación que se dice en la ley anterior (El art. 37 establece el derecho de los ciudadanos a acceder a los registros y a los documentos que obren en los archivos administrativos (Archivos de Oficina o de Gestión), siempre que haya finalizado su trámite). Además indica el procedimiento seguir para denegar el acceso si se entiende que el solicitante no tiene derecho.
• El Código Penal en los art. 414 y 415, se dice que serán sancionados aquellos funcionarios que permitan el acceso a documentos restringidos.
• La Ley orgánica de 5/1992 de regulación del tratamiento automatizado de datos de carácter personal (LORTAD) para regularizar la existencia de ficheros informáticos, que fue derogada más adelante, pero que sus principios se recogen en la ley 15/1999 de Protección de datos de carácter personal (LOPD)
• Ley de 38/1995 de Acceso a la Información en Materia de Medio Ambiente; en ella se reconoce el derecho de cualquier persona física o jurídica a acceder a la información sobre medio ambiente que este en poder de las administraciones públicas, actualizada por la Ley 27/2006, de 18 de julio, por la que se regulan los derechos de acceso a la información, de participación pública y de acceso a la justicia en materia de medio ambiente
• Real Decreto Legislativo de 1/1996 que aprueba el texto refundido de la ley de propiedad intelectual, permite el acceso a los documentos siempre que sea sin finalidad lucrativa y para fines de investigación.
• Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso. Hace referencia a qué son y los funcionamientos de cada tipo de archivos en función del ciclo de vida donde se encuentran los documentos.
• La Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local: en su capítulo VI (Información y participación ciudadana), artículo 70, apartado 3, se dice: «todos los ciudadanos tienen derecho a obtener copias y certificaciones acreditativas de los acuerdos de las Corporaciones Locales y sus antecedentes, así como a consultar los archivos y registros en los términos que disponga la legislación de desarrollo del artículo 105 b) de la Constitución…».
• Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre, por el que se regula la composición, funcionamiento y competencias de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
• Real Decreto 1778/1994, de 5 de agosto, por el que se adecuan a la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, las normas reguladoras de los procedimientos de otorgamiento, modificación y extinción de autorizaciones
• Real Decreto 208/1996, de 9 de febrero, por el que se regulan los servicios de información administrativa y atención al ciudadano.
• Decreto 242/1969, de 20 de febrero por el que se desarrollan las disposiciones de la Ley 9/1968, de 5 de abril sobre Secretos Oficiales, ampliado por Acuerdos del Consejo de Ministros de 17 de marzo y 29 de julio de 1994.
• Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica
• Ley 80 de 1989 por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones. Decreto 1382 de 1995 por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones
• Decreto 1777 de 1990 por el cual se aprueba el Acuerdo 01 de mayo de 1990 sobre adopción de los estatutos del Archivo General de la Nación.
• Decreto 163 de 1992, por el cual se aprueba el acuerdo número 005 del 4 de junio de 1991, emanado de la junta directiva del archivo general de la nación sobre la adopción de su estructura interna y se determinan las funciones de sus dependencias.

Todas estas leyes son relativas a los archivos y al acceso los documentos que se encuentran en estos. Hay una gran carencia en competencias de accesibilidad según el ciclo de vida del documento., cosa que se debería de solucionar.

La última ley existente,  Real Decreto 1708/2011 sobre el Sistema Español de Archivos y su régimen de acceso, es la única que recoge íntegramente los ciclos de vida de los documentos y sus características.

Atendiendo a todos esto, estamos de acuerdo en que la ciudadanía española tiene derecho a acceder a los documentos que pertenecen a los archivos, con independencia de cual sea la forma de expresión (gráfica, sonora, imagen u otro soporte).

El acceso no será total, ya que se tiene en cuenta que si dicha documentación que se requiere contiene información referente a la intimidad individual y se presume que pueda atentar contra la persona, así como también la referente a la salvaguarda del Estado, su limitación sería una evidencia incuestionable. En pocas palabras, los documentos pertenecientes al Fondo Documental tienen un carácter libre, siempre y cuando queden depositados y registrados en los Archivos, tras acabar su tramitación, mientras su información recogida no afecte en manos de conocimiento público. Para acceder a aquellos documentos ajenos a consulta pública es necesario una autorización administrativa previa, debido a su carácter secreto o reservado. Los que contengan datos personales, policiales, procesales, clínicos o de otra índole que afecten al enunciado, a su honor, a su familia, así como su seguridad y su propia vida e imagen no podrán ser consultados sin previo consentimiento de los afectados hasta que transcurran veinticinco años desde su muerte, si se conoce la fecha, o cincuenta años atendiendo a la del documento.  Por último, las fotocopias, notas y fotografías del documento podrán realizarse mientras no deterioren el soporte, aparte se exigirá la petición por escrito para el seguimiento y control de los datos solicitados al que el ciudadano tiene acceso, para llevar un control exhaustivo.

Bibliografía

• Alberch i Fugueras, Ramón [2008] : Archivos y derechos humanos. Gijón. Trea
• Cruz Mundet, José Ramón [2011]: Diccionario de Archivística. Alianza.
• García Ruipérez, Mariano [2009] : Los archivos municipales: qué son y cómo se tratan. Gijón. Trea
• Heredia Herrera, Antonia: La difusión del Patrimonio Documental y el ejercicio del Derecho a la Información, Boletín de la ANABAD, Tomo 49, Nº 3-4, 1999, pp. 349-357.
• Hernández Hernández, Francisca: El patrimonio documental y bibliográfico, Universidad Complutense de Madrid, 1996 (DIALNET)

Recursos:

• BOE [En línea] : Boletín oficial del estado. Disponible en: http://www.boe.es/buscar/ 
• El consultor de los Ayuntamientos [En línea]. Disponible en: http://elconsultor.laley.es