Ciclo Vital de los Documentos

En torno a 1972, Wyffels defiende la teoría, que los documentos están en relación con la idea de que tienen una vida propia: Nacimiento, crecimiento, decrecimiento y muerte

El ciclo de vida de un documento se corresponde a tres edades:

  • 1ª etapa o edad: De circulación y tramitación de los documentos en busca de respuesta o solución al asunto iniciado. Se encontrarían en el archivo de gestión, cerca del funcionario o responsable de tramitación. Es de manejo frecuente.
  • 2ª etapa o edad:

– Solucionado el asunto
– Expediente como testimonio o antecedente
– Menor frecuencia de consulta

  • 3ª etapa o edad: El documento va a ser de conservación permanente, que serán consultadas por su valor cultural o para la información.

Esas tres edades se corresponden con unos tipos de archivo:

  • 1ª etapa: Se corresponde con el archivo de gestión o de oficina, que es donde se generan los documentos.
  • 2ª etapa: Se corresponde con el archivo central o intermedio. Los archivos intermedios es donde van los documentos una vez tramitados y cerrados y la consulta no es frecuente. Este archivo suele considerarse que esta fuera de la institución.
  • 3ª etapa: Se corresponde con el archivo histórico.

A su vez, estas tres etapas tienen unos plazos de conservación de los documentos:

  • Archivo de oficina o gestión. La información debe estar unos 5 años.
  • Archivo central: La información debe estar entre 10 y 30 años en la misma institución que produce la documentación por falta de espacio en las oficinas.
  • Archivo intermedio: La información debe estar entre 30 y 50 años en centros fuera de la institución.
  • Archivo histórico: La información se conserva permanentemente.

Los documentos son transferidos al archivo para ser instalados, una vez que estos ya han cumplido su función vital, y ha pasado el tiempo correspondiente es este ciclo. Este cambio de ubicación de los documentos supone también el cambio de la responsabilidad de la custodia de estos. Además aparecen también otras responsabilidades como son:

  • La responsabilidad de conservación
  • La responsabilidad de tratamiento adecuado
  • La responsabilidad de un servicio eficaz a los usuarios
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4 respuestas a Ciclo Vital de los Documentos

  1. Everaldo Chaves dijo:

    A ideia de idade intermediária é muito vaga, pois não há uma delimitação clara entre arquivo corrente e intermediário. Esse problema não é tão forte quanto à delimitação entre arquivo intermediário e arquivo “histórico” (que para nós, arquivistas brasileiros, é arquivo permanente, já que não é apenas histórico, mas também informativo, científico, cultural, etc.) já que contamos com o auxílio da tabela de temporalidade para determinar a destinação final dos documentos. Percebo ainda graves problemas terminológicos que afetam diretamente os conceitos e a prática entre os países de idiomas distintos.
    Temos inda um longo caminha para afirmar com segurança que isso ou aquilo está posto sem que haja constantes revisões teórico-filosóficas, o que, evidentemente, resultará também em mudanças de ordem prática e conceitual, estabelecendo novos paradigmas e com isso novos e inúmeros desafios para a área.

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