Legislación que regula el acceso a los documentos según la fase de archivo en la que se encuentren (Parte 1)

Se define el Acceso como la acción consistente en obtener información y conocimiento mediante la consulta de los documentos y expedientes, lo que incluye la posibilidad de obtener copias o certificados de los mismos, bien de forma gratuita, bien mediante el pago de una exacción o de un precio establecido.

Desde la implantación en España de un Estado democrático, paulatinamente, los ciudadanos españoles han sido testigos de la asunción de un número determinado de textos legales que han ido asentando, en materia de acceso a la documentación, el derecho de todos a poder llegar a hacer un uso de esta información en soporte material o electrónico que, años atrás, era alcanzable sólo a un público selecto. Aunque, bien es cierto, que estas concesiones tan aparentemente accesibles al conjunto de la ciudadanía también están sometidas al recelo y cuidado cuando se trata de salvaguardar el bien del Estado y la intimidad del individuo.

Sin duda, para que una sociedad de derecho en el que, el acceso de los ciudadanos no sea una utopía y las normas reguladoras queden en papel mojado, como decía Antonia Heredia: hay que dar por sentado que el ejercicio del derecho a la información de los ciudadanos empieza por una elaboración correcta de la misma, en su estructuración y en sus contenidos cuando lo situamos con respecto a la difusión del Patrimonio documental y en todo lo que a él respecta. Es necesario reflexionar sobre aquellas cuestiones que realmente son importantes y que afectan al ejercicio del derecho a la información relacionadas con el conocimiento y difusión del mismo para tender a una mejora en este aspecto, evitando así no conformarnos con lo que se ha conseguido hasta la fecha, sino progresar en materia.

El acceso de los españoles a los documentos, independientemente del soporte en que se les facilite la información solicitada, está condicionado por ciertos aspectos, aparte de la mencionada salvaguarda del interés estatal e individual, como es la preservación documental que está expuesta al paso del tiempo, así como de otros factores que contribuyen a su deterioro en mayor o menor medida. Esta realidad obliga a tomar políticas de conservación con vistas a un futuro y la manera menos dañina de poder ofrecer el documento al solicitante ciudadano sin dar el auténtico.

Con respecto a esta preocupación de mantener el legado documental para las generaciones venideras, tenemos que mencionar, en términos legales, lo siguiente: Por un lado, la Ley de 13 de Mayo de 1993, sobre defensa, conservación y acrecentamiento del patrimonio histórico-artístico nacional es responsable de regular la conservación nutrida de documentos españoles. Por otro lado, el Decreto de 24 de Julio de 1947, sobre la Ordenación de los Archivos y Bibliotecas y del tesoro histórico-documental y bibliográfico con el que se protege la integridad en dicha materia con recelo, evitando su pérdida irremediable.  Finalmente, se aprobaron el Decreto 1930/1969, de 24 de julio, por el que se crea el Servicio Nacional de Restauración de Libros y Documentos, para paliar la amenaza destructiva documental y bibliográfica, y la Ley 26/1972, de 21 de junio, para la defensa del Tesoro Documental y Bibliográfico de la Nación y regulación del comercio de exportación de obras pertenecientes al mismo para conservar esta riqueza documental.

Cualquiera de los Archivos integrados en el Sistema, en función al ciclo vital de los documentos en todas sus fases, garantiza la accesibilidad a los ciudadanos, atendiendo también al tratamiento que permite su cuidado y conservación, así como los calendarios establecidos en cuanto a los plazos de acceso (material o electrónico), transferencia, conservación y eliminación.

El Ministerio de Cultura tendrá un papel primordial a la hora de impulsar programas que aseguren la difusión al conjunto de la sociedad hablándose de:

• El Portal de Archivos Españoles en Internet, para fomentar el acceso libre y gratuito de los usuarios a contenidos con un matiz cultural e informativo.
• El Centro de Información Documental de Archivos, que permite la localización inmediata de los centros de archivo, los fondos y colecciones que custodian y los servicios que prestan.
• Un catálogo colectivo, al que se puede acceder vía Internet.
• Diseño y desarrollo de estrategias de comunicación y marketing sirviéndose de la web como instrumento de difusión.
• Impulso de actividades pedagógicas que acerquen al colectivo social el mundo de los archivos.
• Exposiciones presenciales y virtuales, así como visitas.
• Desarrollo de programas electrónicos o en papel con el que se difunda el patrimonio documental.
• Fomento y apoyo de jornadas, conferencias, congresos y actividades de índole cultural y archivística.

Continuará…