Todos sabemos que en Mediaset España los programas se alimentan de contenidos de otros espacios emitidos en alguna de sus cadenas (un ejemplo sería Gran Hermano que se comenta en otros programas como el magazine A.R, Cazamariposas o Sálvame), por esto (además de por los motivos que todos conocemos) resulta fundamental para su funcionamiento un buen trabajo de documentación.
Hoy queremos compartir con vosotros el trabajo que desempeña el Departamento de Documentación de Programas de Mediaset España y su funcionamiento.
Fondos
Mediaset España dispone de alrededor de 1.000.000 de clips digitalizados (lo que supone prácticamente la totalidad del fondo documental). Estos son entre otros: programas, versiones de programas, brutos, series, informativos… Los fondos también se almacenan de forma física en XDCam.
De este total; 250.000 clips son de producción propia (incluyendo brutos) y 500.000 son de informativos.
Los criterios de selección (para su paso al archivo) dentro de la producción propia son los siguientes:
- Todo lo que se emite pasa al archivo.
- Cuando finaliza un programa se guardan todos los brutos de interés (para determinar esto primero se realiza un expurgo).
Dentro de la base de datos cuando nos encontramos ante distintas versiones de un programa, se referencian en las notas incluyendo su ID, ya que solo está totalmente documentada la primera versión emitida.
Flujos de trabajo
La videoteca recibe el disco XDcam e ingestan su contenido. Hecho esto, pasa a ser digital y ya está en red. Los directos pasan a formar parte del Archivo Digital de forma automática, sin necesidad de que se entregue un XDCAM para su digitalización
Los registros vienen con datos en los campos de titulo, bloque (cada programa está dividido en bloques, separado por publicidad), nº de capitulo, ID (nº currens) y grupo de contenidos al que pertenece. Una vez hecho esto comienza el trabajo de los documentalistas que indizan y minutan su contenido. La división de los registros del fondo documental se realiza por grupos de contenido (de los que hablaremos posteriormente).
Tienen un convenio con Europa Press, por lo que documentación también se encarga de catalogar estos contenidos. Suelen llegar alrededor de 50 clips al día.
El departamento de documentación realiza búsquedas para los programas que no tienen documentalistas y para los distintos departamentos que lo solicitan. La búsqueda de contenidos se realiza en Karibu (imágenes) y BKM (ambientación musical).
Todos los programas envían a documentación una limitación de los derechos de las imágenes que han comprado: si lo compran exclusivamente para ellos, hay que advertir a los demás que no pueden usar esas imágenes. Esto se puede hacer de dos maneras:
- Incluyéndolo en el campo de notas
- Adjuntando una plantilla al registro, esto sucede en función del tipo de programa que sea y de la importancia de la limitación.
Cuando comienzas a reproducir la media de un registro que tiene una limitación de derechos aparece un mensaje indicando que está sujeto a restricción.
La documentación de los programas (búsquedas y gestión de sus brutos) es competencia de las productoras y, aunque Mediaset cuenta con un departamento de documentación importante, cada programa (por lo tanto cada productora) cuenta con su propio equipo de documentalistas. Cuando comienza un programa se reúne el departamento de documentación con los documentalistas para establecer la forma de documentar el programa facilitando la recuperación de la información.
Base de datos y Gestor documental
En el departamento de documentación se trabaja con dos programas:
- BKM es el registro de la videoteca, equivalente al CMS de TVE (aunque este está integrado en ARCA). Es una aplicación de consulta que nos permite acceder a algunos datos técnicos (título, ID del archivo digital) y la signatura topográfica del máster que referencia la cinta en el archivo físico.
En esta herramienta Documentación crea las “fichas principales”. Cuando comienza un programa se crea una ficha donde se consignan los datos técnicos: periodicidad, presentador, fecha de inicio y final, productora, número de capítulos… La ficha se cierra cuando finaliza una etapa del programa o el programa finaliza definitivamente.
Se realiza una por etapa (Telecinco denomina etapa a cada temporada), aunque hay algunos programas como por ejemplo Sálvame que al ser continuo no tiene etapas. Si se cambia de presentador, director etc… se añade en el campo de notas.
Este trabajo permite realizar fácilmente un histórico de la programación de la cadena.
- Karibu es el gestor documental de Mediaset, creado de acuerdo a sus necesidades. Esta herramienta permite diseñar la pantalla con los campos que queramos por lo que el usuario puede añadir o quitar campos a su gusto
Documentación es el único departamento que puede modificar los documentos y tiene capacidad de escritura. Todos los usuarios pueden buscar y visionar los contenidos en baja calidad. Los redactores y documentalistas pueden descargarse directamente la media en alta, lista para emitir.
Los roles de acceso se definen por grupos de usuarios.
Como hemos comentado antes la división de los registros del fondo documental se realiza por grupos de contenido. Algunos ejemplos de Grupos de contenidos serían; informativos, agencias, brutos, producción externa, promos, publicidad, Ana Rosa (funciona de manera autónoma, redacción digital), series producción propia…
Hay alguna categoría de contenidos no autorizados (restricción de tipo jurídico) o de contenidos restringidos (restricción temporal o permanente solicitada por Producción). En base a los grupos de contenidos existen limitaciones de descarga.
Los perfiles de usuario son distintos según de quien se trate y que trabajo desempeñe; redactor, documentalista, editor, directivo.
La aplicación permite realizar búsquedas generales (texto abierto) o búsquedas avanzadas, filtrando por distintos campos (texto abierto o listas cerradas). Además Karibu almacena las búsquedas anteriores mediante una serie de pestañas en la parte superior de la interfaz.
La introducción del texto en los campos determinados (descriptores) es validada contra tesauro. El denominado tesauro es temático (realizado con la colaboración de profesores de la Complutense y la Rey Juan Carlos se rige por materias) pero cuenta también con tesauros de personas físicas, ámbito geográfico e identificadores, por ejemplo, campeonato de F1, caso Banesto… Si es necesario añadir algún termino al tesauro los departamentos de documentación de informativos y programas se ponen de acuerdo.
Política de adquisición de imágenes
La venta de imágenes en este caso no corre a cargo del Departamento de Documentación, como sucede en otros medios, sino que el departamento comercial tramita las peticiones y contacta al departamento de Documentación para que las localice.
Por último queremos agradecer a Juan Antonio Albert , Jefe del Departamento de Documentación de programas de Mediaset España, el habernos recibido y explicado con tanto detalle su trabajo y el de sus compañeros.
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