Continuando con el post anterior, seguimos hablando de los métodos repográficos que se utilizan en los archivos.

Todos y cada uno los métodos de reproducción, para poder ser procesados, necesitan una serie de aparatos y material, para poder llevar a cabo las reproducciones:

• Fotocopiadora
• Cámaras fotocopiadoras
• Cámara microfilmadora
• Escáneres cenitales o multifunción

Estos aparatos permiten la reproducción de los documentos en sus diferentes soportes, para que puedan ser consultados por los investigadores, usuarios o simplemente los trabajadores del centro.

Normalmente, las fotocopias, para llevarte una copia de documento de un archivo, requieren un coste mínimo. El precio de la copia es simbólico, el dinero recaudado sirve para costear el precio de tintas, folios, etc. Los precios están regulados por ley:

• Orden CUL/1077/2011, de 25 de abril, por la que se fijan los precios públicos de determinados servicios prestados por los órganos centrales del Ministerio de Cultura.
• La Ley 8/1989, de 13 de abril, de Tasas y Precios Públicos, define estos últimos en su artículo 24.

Los precios han de ser públicos, sin ir más lejos, el propio Archivo Histórico Nacional tiene publicada una tabla con los precios de las reproducciones que hace, y muy detallada, por cada tipo de documento, tamaño, color o en blanco y negro, etc.

Naturalmente, el servicio de reproducción, la copia requiere una serie de trámites:

• Formulario de pedida de copias
• Pago de Tasas
• Espera de las fotocopias:
  1. En algunos casos son inmediatas
  2. En otros, llevan un periodo de espera de entre 1 y 3 meses.

También existen una serie de normas, por las que un usuario podrá acceder a una copia o el acceso será denegado, esto varía en función de cada archivo y las normas que tengan establecidas, y también en función del carácter del documento: si es ya histórico, si solo es consulta individual (por ser familia)…

Como efecto negativo a la reproducción de los documento, sería que para dicha reproducción se necesita la manipulación de los propios documentos. Los flashes, luces de los escáneres en muchas ocasiones y a largo plazo, perjudican a los propios documentos. Por hacer una copia al documento no pasa nada, pero si a un mismo documento se le hacen cien, este documento se deteriora.

El control de las reproducciones que se hacen a los documentos, es necesario para controlar el número de copias, para quién o qué son, las veces que se ha usado el documento para reproducirlo… y así, poder manejar su conservación.

La reprografía la podemos definir como “Servicio o unidad del archivo encargado de realizar la reproducción de documentos a petición de los usuarios, tanto internos como externos a la organización”.

La reproducción de los documentos a día de hoy es muy válida para poder conservar mejor el documento actual, ya que si los investigadores consultan una copia, el documento original no sufrirá daño alguno. Además, el tener varias copias de un documento, multiplica la propia accesibilidad al mismo, ya que podrá ser consultado por varias personas a la vez.

Los método reprográficos son aquellos, por tanto, que con diferentes técnicas reproducen el documento original. Las técnicas de reproducción son:

• Electrofotografía, con ella se obtienen las llamadas fotocopias. Las fotocopias son legibles a simple vista y reproducen el documento en su tamaño original.
• La fotografía: la imagen se obtiene con un proceso de revelado, fijado y lavado. Suele ser de dimensiones inferiores al documento original.
• Microformas: es un derivado de la fotografía. El método más utilizado en los archivos son lo microfilme (formato rollo de 16×35). Estos aparatos permiten también sacar una copia del documento.
• Técnicas de reproducción facsimilar: es un método mixto entre la fotografía y la impresión.
• Offset: es un método de transferencia d imagen.

A día de hoy, la reproducción es muy importante no solo para la conservación de los documentos sino también para:

• Sirve como servicio inmediato de consulta del documento.
• Preservar los documentos sobre todo más deteriorados.
• Potencia la difusión.
• Es una forma de supervivencia del documento, en caso de que original se pierda.
• Completar fondos de otras instituciones.

Los métodos de reproducción, a largo plazo, son una buena idea de inversión para la conservación del patrimonio cultural, de la memoria histórica de la nación. Siempre hay que estar abierto, a la posibilidad de que pueda pasar algo, que perjudique los documentos originales.

El uso de los documentos originales para consultas de investigación, hace con el paso del tiempo estos documentos vayan deteriorándose por el uso, pierdan parte de lo que una vez en ellos fue escrito, se borren; y una copia temprana del mismo es mejor para que la copia conserve en esencia todas las parte del documento.

Las copias a través de métodos reprográficos, son de alguna forma, el modelo para que investigadores, personas que quieran conservar cosas sobre sus antepasados… puedan tener constancia de esos documentos a través de una fotocopia, un documento electrofónico digitalizado. O simplemente, el hecho de que un investigador por circunstancias variadas, no pueda acercarse todos los días al archivo a consultar los documentos que necesita para investigación.

Continuará…